Grudniowy town hall meeting

Autor:

Town hall meeting to specyficzne narzędzie komunikacji. Town hall meeting podsumowujący rok jest jeszcze bardziej specyficzny. Na co zwrócić uwagę przy jego organizowaniu? Zapytana, odpowiadam :) Chciałoby się napisać „krótko i na temat”, ale krótko nie będzie. Będzie za to konkretnie, w punktach, pytaniach i dwóch listach kontrolnych, które pomogą Ci temat ogarnąć i zorganizować najlepsze spotkanie podsumowujące rok w historii Twojej organizacji.

town hall meeting podsumowujacy rok


Wybierz cel spotkania

First things first czyli w wolnym tłumaczeniu zacznij od Bacha, a więc przede wszystkim wybierz cel spotkania. Po co w ogóle mamy się spotkać? I to w miesiącu, w którym i tak wszyscy narzekamy na brak czasu.

Odpowiedzi mogą być trzy:

  1. Chcemy podsumować rok, pokazać, jak nam idzie, spełnić obietnice, wykazać, że strategia jest realizowana, wywiązać się ze złożonych deklaracji.
  2. Chcemy podziękować – docenić i świętować sukcesy albo ciężką pracę
  3. Chcemy nakreślić plany na kolejny rok – przedstawić pociągającą wizję i rozbudzić motywację do jej realizacji.

I chociaż wszystkie te trzy cele łączą się ze sobą, to realizowanie wszystkich trzech na równych prawach podczas jednego spotkania, o ile nie masz pół dnia, jest co najmniej ryzykowne.  Dla dynamiki spotkania i dla jego uczestników warto postawić nacisk na jeden z tych elementów, a pozostałe potraktować mniej priorytetowo.

Z mojego doświadczenia wynika, że w grudniu najlepiej sprawdzają się spotkania podsumowująco-świętujące, po których w styczniu można zaprosić na energetyczny i strategiczny town hall meeting motywujący do pracy w nowym roku.


Jak podsumować rok?

Czytasz podsumowanie, widzisz liczby, KPI, wyliczanki i mierniki. Nuda. A o tą w ciemne, grudniowe popołudnie szczególnie łatwo. Jeśli zdecydujesz się, że grudniowy town hall meeting ma być podsumowaniem roku, największym wyzwaniem będzie pokazanie, że można inaczej.

Poszukaj:

  • Opowieści

O niespodziewanym kontrakcie, który prawie wywrócił firmę, ale tak się zmobilizowaliśmy, że się udało. O mozolnej, codziennej pracy, która zakończyła się nagrodą w postaci euforycznego feedbacku klienta. O ryzykownej transformacji, która spędzała sen z powiek szefom, a później wszystkim w organizacji, ale jest już za nami. Nie możesz pochwalić się happy-endem, nie szukaj go na siłę. Zastanów się, co czują teraz ludzie – zmęczenie, rozczarowanie, poczucie niesprawiedliwości, potrzebę udowodnienia, że następnym razem się uda – pokaż im, że czujesz to samo.

  • Nieoczywistych statystyk

Nie wszystkie liczby są nudne. Poszukaj takich, które w inny niż zwykle sposób opowiadają o organizacji. Liczba zamówionych komputerów może pokazać wzrost zatrudnienia, litry farby lub metry kwadratowe wykładziny mogą opowiedzieć o nowym biurze, liczba stron flipchartów może podsumować działania treningowo-warsztatowe.

  • Humoru i dystansu

OK, town hall meeting skupiony na przeszłości to pewnego rodzaju laurka, ale dzisiaj (o ile nie jesteś przedszkolakiem)  nawet laurce przyda się mrugnięcie okiem. Zawsze mile widziane, jeśli prowadzący będzie potrafił złapać ten dystans do siebie i do tematu.

  • Cytatów

Szczególnie jeśli to cytaty z Twoich klientów, mediów, czy też żon lub dzieci Twoich ludzi – jednym słowem ważnych autorytetów zewnętrznych.

  • Zdjęć

Zawsze, kiedy zamierzasz wspominać wydarzenia – targi, imprezy integracyjne.

Unikaj:

  • Wyliczanek i wypunktowań

12 miesięcy niesie za sobą ogromny potencjał wypunktowań. Jeśli zamierzasz potraktować nimi każdy temat i każdy miesiąc, to Twoi ludzie odpłyną najpóźniej w okolicach marca.

  • Chronologii

O ile nie jesteś w stanie zbudować przekonującej i trzymającej w napięciu historii, która rozwija się przez 12 miesięcy, zdecydowanie złam chronologię. Zacznij od końca albo od środka. Pamiętaj – wszyscy na sali mniej więcej wiedzą, co i kiedy się wydarzyło – zaskocz ich skojarzeniami, nawiązaniami, nieoczywistym powiązaniem danych.

  • Remanentu

Podsumowanie, jak leci działalności wszystkich działów i inicjatyw ma w sobie urok remanentu, a więc urok wątpliwy. Wybierz klucz do podsumowania, kluczowy przekaz, któremu podporządkujesz logikę spotkania.


Jak podziękować?

Tylko pozornie łatwy orzech do zgryzienia. Z dziękowaniem i świętowaniem nieodłącznie wiążą się trzy ryzyka:

  • Kogoś pominiemy albo poczuje się pominięty.
  • Popadniemy w skrajności – albo utopimy cale spotkanie w morzu drobnych sukcesów albo tak wysoko zawiesimy poprzeczkę, że doskoczą do niej nielicznie – a wtedy patrz punkt wyżej
  • Nasze podziękowania będą miały świeżość odgrzewanych kotletów – za późno, bez tych emocji więc i trochę sztuczne i trochę wymuszone.

Mimo to dziękować trzeba. Jak więc sobie z dziękowaniem poradzić?

  • Zacznij od tego, że na pewno nie uda Ci się podziękować tak bardzo jak chcesz i że boisz się, że kogoś pominiesz i już na wstępie przepraszasz. A później staraj się nie tylko nikogo nie pominąć ;)
  • Znajdź klucz dla podziękowań – może w tym roku szczególnie tym, którzy spokojnie realizowali swoje zadania?
  • Przygotuj konkrety – dziękuj za zachowanie, działanie, postawę. Unikaj podziękowań „za ciężką pracę”. Nawet jeśli to prawda, zastanów się, jak o tej pracy opowiedzieć, żeby nie było wątpliwości, że wiesz o kim mówisz.
  • Pokazuj kontekst – dlaczego dane zachowanie jest takie ważne.
  • O ile nie taki był cel – nie zaburzaj proporcji. Nie dziękuje tylko szeregowym pracownikom, bo dyrektorzy to wbrew obiegowym opiniom nie tylko darmozjady. I vice versa – nie dziękuj tylko szefom, bo nic by bez swoich ludzi nie osiągnęli.
  • Pokaż różnorodność docenianych działań. Szukaj przykładów i osób z różnych miejsc w organizacji.
  • Wspieraj się zdjęciami, ale pod warunkiem, że są reportażowe. Raczej unikaj zdjęć paszportowych i ścian zasłużonych. Jeśli chcesz pokazać, o kogo chodzi – wskaż daną osobę na sali.
  • Kiedy tylko możesz – oklaskuj – nie tylko obudzisz widownię, ale i zrobisz przyjemność oklaskiwanym.
  • Zastanów się, jak w podziękowania możesz włączyć uczestników spotkania. W niektórych organizacjach sprawdzają się pocztówki z podziękowaniem dla konkretnej osoby, w innych yammerowe wyróżnienia, w jeszcze innych zachęcenie, żeby w trakcie spotkania podziękować za coś osobie siedzącej obok. Co sprawdzi się w Twojej organizacji?

Jak zmotywować?

Wizja, plany, ambitne cele – obowiązkowy zastrzyk energii na nowy rok. Jak już pisałam wcześniej – bardziej niż do zabieganego grudnia, pasuje do pełnego noworocznych postanowień stycznia. Ale jeśli już się upierasz, że tego właśnie potrzebuje Twoja organizacja, to oto kilka rad.

Pamiętaj

  • Strategię można opowiedzieć jak historię.

Popatrz na działania, jak na scenariusz filmu. Kto jest głównym bohaterem, jaką ma misję, co będzie punktem kulminacyjnym, po czym poznamy happy end.

  • To wizja motywuje,

Taktyki i działania mają w sobie wartość motywującą rozkładu jazdy – pociągną tłum, o ile destynacja będzie wystarczająco ciekawa. Zaplanuj spotkanie tak, żeby o wizji było plastycznie i porywająco i wystarczająco dużo.

  • ale przedłużający się brak konkretów frustruje.

Spotkanie tylko o wizji bez strategicznych działań może się udać co najwyżej raz.

  • Spełnione obietnice mają moc.

Na spotkaniu złóż obietnice, z których możesz się szybko wywiązać. Wywiąż się z nich w terminie. Twoi ludzie dostaną ważny sygnał potwierdzający, że o tej strategii, to jednak na poważnie było.

  • Stara strategia nie wyklucza nowych działań.

Buduj na fundamentach – naprawdę bardzo rzadko jest tak, że zaczynamy od zera. Zawsze można pokazać, z czego dana strategia wynika i dlaczego się uda. Poszukaj konkretnych działań, które są tego przykładem.

Unikaj

  • Sztucznego pompowania sytuacji.

Są liderzy, którzy uwielbiają nadużywać słów wyzwanie, zmiana, rewolucja, itp. Nic tak jednak nie męczy, jak praca w ciągłym dokręcaniu śruby bez chwili wytchnienia i informacji zwrotnej. Poza tym, jeśli wszystko jest wyzwaniem, to jakiego słowa użyjesz, kiedy naprawdę przyjdzie czas próby?

  • Wyważ proporcje pomiędzy nowym a ewolucyjnym.

Mów o działaniach, które warto kontynuować, o tych, które trzeba jednak zmodyfikować i o tych, które będą nowe a może nawet innowacyjne. Unikaj pułapki – do tej pory robiliśmy tak i tak, ale efektów nie widać, więc od dziś działamy zupełnie inaczej. Ludzie często odbierają taki komunikat jako personalną krytykę.

  • Efektu nowego rozdania.

Strategia nie musi być (i często nie powinna) stanowić nowego wyzwania. Jeśli co roku pokazujesz nową strategię, prezentując jej innowacyjność i rewolucyjność istnieje spore ryzyko, że żadnej z nich nie udaje się organizacji realizować. Skoro nic nie przyjmuje się w organizacji na dłużej, to po co angażować się w kolejne próby?

I właściwie taka powinna być strategia, o której opowiadasz podczas spotkania podsumowującego rok – mniej lub bardziej znana, zdefiniowana wcześniej, a dziś tylko wskazująca kierunek dla nowych działań. Jeśli jest inaczej i właśnie od kolejnego roku zaczyna obowiązywać nowa strategia, to taka sytuacja domaga się szczególnych działań komunikacyjnych. Jeden – i to jeszcze wspólny z podsumowaniem i podziękowaniem – town hall meeting to zdecydowanie za mało.


Masz więc 3 ważne wiązki tematów – podsumowanie, podziękowanie i zmotywowanie. Wybierz jeden z nich jako myśl przewodnią spotkania i pozostałe dwa dołącz, ale już z mniejszym naciskiem. Wokół nich zbuduj narrację i formułę spotkania.


Formuła spotkania

Ton spotkania

Głęboko w naszych przyzwyczajeniach i tradycjach leży przekonanie, że w święta świat pokazuje się od lepszej strony. Zwierzęta mówią ludzkim głosem i nawet Ebenezer Scrooge staje się największym przyjacielem ludzi. To też i dlatego ton grudniowego town hall meeting może być (czy wręcz powinien być) bardziej autentyczny, ciepły i ludzki. Kogokolwiek postawisz na środku, zadbaj o przestrzeń do uśmiechu, ludzkiego spojrzenia. W przeciwnym wypadku, rozdźwięk pomiędzy suchą, biznesową prezentacją, a serdecznymi życzeniami na końcu będzie zbyt duży. A to podważy albo wiarygodność biznesowej treści, albo szczerość życzeń.


Świąteczna formuła

Wiele organizacji jeszcze boksuje się z tym tematem. Czy grudniowy town hall meeting podsumowujący rok powinien odbywać się w formule świątecznej? Prostej odpowiedzi nie ma. O ile elementy świąteczne podczas spotkania mogą cieszyć, o tyle śpiewanie kolęd po biznesowej prezentacji wielu osobom może wydawać się co najmniej dziwne. Do tego dochodzi definicja świątecznej formuły. Co innego oznacza to w Polsce, co innego w krajach niemieckojęzycznych z kulturą spotkań na jarmarkach świątecznych, a jeszcze co innego w organizacjach o amerykańskiej kulturze.

Jakby na to nie patrzeć, święta Bożego Narodzenia są świętem religijnym, co otwiera kolejny szereg dylematów, czy dana tradycja jest bardziej świecka, czy też urazi czyjeś uczucia. Dyskusja o obecności alkoholu lub łamaniu się opłatkiem to właściwie dyskusja o naszych przekonaniach i wartościach – delikatność i dyplomacja są tu niezbędne.

Zwróć uwagę, że te polskie tradycje wyrosły na gruncie rodzinnym i z definicji angażują osoby sobie bliskie. Jeśli Twoja organizacja zbudowana jest na metaforze rodziny – część z nich będzie naturalna. W przeciwnym wypadku, Twoi ludzie mogą się czuć niezręcznie zmuszeni do dzielenia się opłatkiem.

Ze skarbnicy świątecznych kontekstów, możesz więc śmiało sięgać po serdeczność, życzenia i prezenty, ale już każdej kolejnej tradycji, do której chcesz się odwołać, przyjrzyj się dokładnie.


Spotkanie, czy impreza

Jako że wiele organizacji i tak spotyka się w grudniu na świątecznej imprezie, pojawia się pokusa optymalizacji – zamiast town hall meeting, wrzućmy fragment biznesowej prezentacji na początek imprezy i upieczmy dwie pieczenie na jednym ogniu. Mnie osobiście taka formuła nie przekonuje i jeszcze nie widziałam, żeby sprawdziła się w praniu, ale to Ty znasz swoją organizację najlepiej.

Kilka pytań, które warto zadać sobie (lub szefom) zanim grudniowy town hall meeting zorganizujesz w ramach imprezy świątecznej.

1. Jakie tradycje obowiązują w naszej organizacji?

Jeśli do tej pory impreza świąteczna rozpoczynała się półgodzinną prezentacją biznesową i wszyscy są na nią gotowi, to może istotnie nie ma co walczyć z wiatrakami?

2. Z jakich powodów biznesowa prezentacja ma się odbyć podczas imprezy świątecznej?

Z reguły odpowiedź brzmi, bo wtedy wszyscy są w jednym miejscu. To po pierwsze nie do końca prawda. Po drugie, czy to jedyny sposób, w jaki możesz zebrać ludzi? Jedna z organizacji, z którą pracowałam, w dzień zbierała wszystkich w biurze, a wieczorem na imprezie. Można? Można.

3. Czy będzie serwowany śledź?

Co jak się domyślasz znacząco wpływa na długość przemówienia ;) A na poważnie, jeśli zdecydujesz się na imprezę świąteczną z całym bogactwem polskich, wigilijnych tradycji, to biznesowa prezentacja nijak da się z nimi pogodzić. Co innego podziękowanie i życzenia, które mogą nawiązać do biznesowego kontekstu. Ale ten biznesowy kontekst potrzebujesz nakreślić w inny sposób – na przykład podczas tradycyjnego town hall meeting lub w specjalnym newsletterze, liście od prezesa.

4. Czy spotkanie odbywa się w godzinach pracy?

W domyśle jest obowiązkowe, czy też po godzinach pracy, a więc jest prezentem, podziękowaniem, bonusem. Pamiętasz może, jak pod choinką czekało na Ciebie repetytorium z matematyki? No właśnie tego uczucia chcemy uniknąć.

5. W jakiej sytuacji kończysz rok?

Bo jeśli wyniki nie nastrajają optymistycznie, to dlaczego impreza? Znowu dysonans – albo to nie do końca prawda z tymi wynikami, skoro wydają pieniądze na imprezę, albo coś z tym zarządem nie tak, że w czasach kryzysu szasta pieniędzmi. No chyba, że formułą imprezy ma być ostatni bal na Titanicu.

Jakby nie patrzeć – impreza świąteczno-noworoczna czerpiąca z klimatu bliskości, serdeczności, radości, spotkań z najbliższymi i postanowień noworocznych, a prezentacja sytuacji firmowej z kontekstem pracy, zobowiązań, rozliczeń i strategii lekko się rozjeżdżają. Są trochę jak ogień i woda, ale w końcu świat zna i wodę ognistą.


Checklista organizacyjna, czyli jeszcze kilka pytań w poszukiwaniu formuły idealnej town hall meeting podsumowującego rok

  • Ile osób będzie przemawiać?

To nie musi być tylko prezes lub dyrektor, ale bez przesady w druga stronę – 13 osób, które mają wystąpić w ciągu 30 minut może być trudne do zniesienia.

  • Ile masz czasu?

Co możesz powiedzieć krótko, powiedz krócej – chyba, że masz warunki, ale i powód do snucia długich opowieści.

  • W jakich okolicznościach się spotykasz?

Im później w grudniu, tym ludzie mają mniej czasu, są pod presją dealine’ów, KPI’ów i niekupionych prezentów – ich cierpliwości i tolerancja dla kolejnych spotkań dramatycznie spada.

  • Jaka będzie formuła spotkania?

Siedząca, stojąca? Uczestnicy tylko słuchają, czy też mogą w jakiś sposób uczestniczyć? Im bardziej bierną rolę przewidujesz dla zaproszonych, tym krótsze spotkanie planuj.

  • Gdzie są Twoi goście?

Jaki procent ludzi jest na miejscu, a jaki przysłuchuje się za pomocą videokonferencji lub się wdzwania – jak przygotować treść, która dotrze do jednych i drugich.

  • Kontekst.

Zmian, działań, strategii, celów – nawet jeśli town hall meeting podsumowujący rok jest wyjątkowy, to nigdy nie dzieje się w próżni. Może się okazać, że z punktu widzenia transformacji, town hall meeting będzie po prostu kolejnym odcinkiem serialu, a nie pilotem lub odcinkiem finałowym. Co możesz zrobić, żeby go mimo wszystko jakoś na tym tle wyróżnić?

  • Organizacyjne tradycje.

  Które musimy zachować, a które możemy nagiąć lub zupełnie w tym roku porzucić?


Twój warsztat

Skoro już wiesz po co i jaki town hall meeting chcesz zorganizować w tym roku, słów kilka, jak się zabrać do pracy.


Zgromadź dane

Remanent

Co się wydarzyło i o czym warto wspomnieć? Pomocne tu będą aktualności, folder z planami komunikacji z danego roku, newslettery i wszelkie archiwa organizacyjnej pamięci.

Rachunek sumienia

Bez obaw – sumienia organizacyjnego. Co obiecaliśmy na ten rok, z czego trzeba się wyspowiadać, do czego odwołać, co podsumować?

Klimat

Co w trawie piszczy? Czy wszyscy oczekują świętowania sukcesów, czy otarcia spoconych od ciężkiej pracy czół? Może coś trzeba symbolicznie zamknąć, a coś otworzyć? Pomocne mogą być wszelkie badania klimatu, satysfakcji, zaangażowania, ale szczerze mówiąc, najlepiej, jak przez najbliższy tydzień ruszysz w teren i pogadasz nieformalnie z ludźmi przy kawie lub lunchu.


Zgromadź potrzeby

Spotkaj się z szefami i uzgodnijcie potrzeby. Co oni chcieliby przekazać, a czego oczekuje i potrzebuje organizacja? 

Uzgodnijcie w jakiej formule i w jakim celu się spotykacie? Sformułujcie kluczowy przekaz, ramowy plan spotkania, wybierzcie osoby, które będą występować.


Przygotuj plan komunikacji

Po pierwsze plan, jak o town hall meeting poinformować. Jak przekazać jego główną myśl już na etapie zapraszania, jak opisać formułę spotkania, żeby ludzie się w niej łatwo odnaleźli.

Po drugie, tak jak każdy town hall meeting, tak i town hall meeting podsumowujący rok potrzebuje wsparcia innych narzędzi. Przygotuj plan komunikacji, który to zapewni.

W jaki sposób treść spotkania przetłumaczyć na inne formaty. Jakimi narzędziami ją przekazać? Jak zapewnić, że dotrze do wszystkich w organizacji, a nie tylko do tych na spotkaniu obecnych. Wiem, że mówienie Ci w grudniu, pobaw się formatami, poszukaj innych możliwości, może budzić u Ciebie po całym roku ciężkiej pracy, lekką agresję, ale spróbuj.

Działaj!


Checklista kluczowa, czyli sprawdź, czy tak zaplanowane spotkanie ma sens

  • Myśl przewodnia

Czy to podsumowanie, czy podziękowanie, czy nowa strategia – co ludzie mają zapamiętać ze spotkania. Jakie zdanie lub słowo powinno utknąć im w pamięci? Czy i w jaki sposób jest obecne i w treści spotkania i w komunikatach przed i po nim następujących.

  • Wartości mojej organizacji

Jeśli cenisz ludzi, czy town hall meting jest o ludziach? Jeśli liczy się klient, czy podsumowanie kręci się wokół jego potrzeb, interesów i feedbacku? Jeśli stawiasz na jakość, czy wśród sukcesów wymieniasz te dotyczące wysokie standardu pracy? I oczywiście wiemy to oboje – slajd z wypisaniem wartości nie rozwiązuje sprawy.

  • Strategia

Czy historia, którą opowiadasz jest historią o realizacji celów? Czy w opowieściach, przykładach, danych słychać założenia strategii i widać rezultaty jej organizacji?

  • Obietnice

Co obiecaliśmy przy okazji poprzednich spotkań i które z nich należy spełnić podczas spotkania? Mieliśmy wrócić z danymi, przykładami, odpowiedzią? To teraz jest ten czas.


I jeszcze o komunikacji wewnętrznej

Trendy w komunikacji wewnętrznej | 2018 Nie pamiętam roku, żeby trendy w komunikacji wewnętrznej prezentowały się równie optymistycznie. Nadchodzi wyjątkowo dobry czas dla komunikacji w orga...
4 x 4 Z okazji 4 urodzin bloga, trochę blogowej kuchni. Najlepsze teksty o komunikacji wewnętrznej opublikowane na łamach Części Wspólnych, czyli urodzinowe...
Wypalona komunikacja wewnętrzna Być może to znasz. Zmęczone oczy, pesymistyczny obraz własnej roli, ujemne pokłady entuzjazmu do nowych zadań. Wypalenie zawodowe. Nie omija naszej br...
CEO doceniają komunikację wewnętrzną 17 października 1973 roku na Wembley wydarzyła się historia. Polska reprezentacja powstrzymała angielską, strzeliła jedną z 50 najważniejszych bramek ...

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>