Netykieta: Krótko i na temat

N

Krótka i zwięzła treść to w biznesowej netykiecie priorytet.  To dowód, że troszczymy się o naszego odbiorcę – nie zarzucamy go strumieniem świadomości, mamy przemyślane, co chcemy mu przekazać i szanujemy jego czas. Dobre maniery w najczystszej postaci. Są więc i tacy, którzy uważają, że e-mail powinien liczyć maksymalnie 5 zdań. O ile nie są one zbyt długie i barokowe, i o ile nie wpadają w drugą skrajność – zbytnią skrótowość uniemożliwiającą zrozumienie przesłania komukolwiek innemu niż autor.

A jak zapewnić zwięzłość naszym e-mailom?

netykieta tresc 1Po pierwsze w jednej wiadomości skup się na jednym temacie. Jeśli piszę do kogoś w sprawie szkoleń, to nie będę mu się jeszcze przypominać w sprawie wywiadu dla prasy. To, że oba tematy łączy osoba adresata to nie jest wystarczający powód, żeby znalazły się w jednej wiadomości. Zdecydowanie łatwiej zarządza się e-mailami i wynikającymi z nich działaniami, czy dalej prowadzi się dyskusję, jeśli każdej sprawie poświęcimy niezależną wiadomość.

netykieta tresc 2Po drugie zacznij od najważniejszego, a nagle okaże się, że i 5 zdań to za dużo. Potoczystość e-maili wynika często z naszej obawy przejścia do sedna sprawy. Rozpoczynamy więc od akapitów historycznych i naświetlających temat, w których płyniemy od jednego argumentu do drugiego przygotowując tak zwany grunt pod naszą prośbę lub tezę. Jak w najpiękniejszej, szkolnej rozprawce. Tyle tylko, że takie podejście nie broni się w e-mailu, na którego przeskanowanie nasz adresat ma kilkanaście sekund. Kiedy więc na samym początku przedstawimy prośbę lub naszą tezę, może się okazać, że wszystkie te tła i subtelności nie będą już nie tyle odbiorcy (bo w rzeczywistości, nie dla niego znalazły się w e-mailu), ale nawet nam niezbędne.

Po trzecie pamiętaj o pytaniach pomocniczych: kto, kiedy, co, komu, jak, po co. Jeśli nasza wiadomość udziela na nie odpowiedzi to zdecydowanie wystarczy.

netykieta tresc 6Gdyby jednak okazało się, że nasz e-mail nie chce zmieścić się w kilku zdaniach i rozrasta się do kilkudziesięciu, wciąż możemy jeszcze zadbać o komfort czytelnika:

  • dzieląc treść na akapity,
  • stosując wypunktowania,
  • wprowadzając zdanie porządkujące treść (na początku przedstawię, następnie przejdę do, żeby na końcu podać),
  • nadając akapitom nagłówki i wprowadzając spis treści, gdyby e-mail rozrósł się już do książkowo-poradnikowych rozmiarów.

Krótko, na jeden temat, zaczynając od najważniejszego. Nie da się? Nie zadziała? To może to w ogóle nie jest sprawa do załatwienia mailowo? E-mail jest powszechnym narzędziem, ale nie jest narzędziem uniwersalnym. I o tym też warto pamiętać.