Jak wdrożyć nowy Intranet?

J

Jeśli zastanawiasz się, jak wdrożyć nowy Intranet, dzisiejszy wpis jest właśnie dla Ciebie. A to dzięki Natalii Rybackiej, która opowie o budowie ImpelNetu – nowego wewnętrznego portalu firmy Impel.

Z Natalią spotkałyśmy się przy okazji Akademii Strategicznej Komunikacji Wewnętrznej emplo. Natalia właśnie domykała wdrożenie nowego rozwiązania i opowiadała o projekcie z takim zaangażowaniem i przekonaniem, że uznałam, że świat po prostu musi się o tym dowiedzieć.

Drogi świecie, oto więc rozmowa o tym, jak przygotować i wdrożyć nowy intranet na przykładzie ImpelNetu. Nie pierwsza i dobrze, bo o modelowych przykładach projektów komunikacji wewnętrznej trzeba mówić dużo i głośno. Uprzedzam lojalnie, że może obudzić w Tobie lekkie przerażenie, kiedy popatrzysz na ogrom pracy włożonej w projekt, ale że ta zwykle gwarantuje happy-end, spokojnie czytaj do końca.

Zacznijmy od „dlaczego?” – dlaczego Impel potrzebował nowego intranetu? Skąd to przekonanie, jakie sygnały i w jaki sposób do Was docierały?

Intranet, który funkcjonował w Grupie Impel, powstał w 2009 r. Można więc przyjąć, że to rozwiązanie – jak na 2016 rok, czyli moment uruchomienia projektu – było już przestarzałe. Przez 7 lat komunikacja poszła do przodu, zaczęły dominować inne narzędzia komunikacyjne, na przykład wideo czy media społecznościowe. Nasz „stary” intranet nie dawał nam szerokich możliwości, przestał być również atrakcyjny graficznie. Ponieważ nasza firma ma wiele obszarów działalności, przez ten czas struktura redaktorów bardzo się rozrosła, a to wymusiło na nas zaprojektowanie również nowego modelu uprawnień redakcyjnych. Do tego dochodziły do nas sygnały „z korytarza”. Pracownicy skarżyli się na brak sprawnej wyszukiwarki dokumentów i kontaktów.

Czy łatwo było przekonać zarząd do inwestycji w nowy Intranet?

Na szczęście zarząd widział potrzebę zmiany i przekonanie jego członków do inwestycji w ten projekt nie było ekstremalnie trudne. Przedstawiliśmy nowe możliwości, a także usprawnienia, które chcielibyśmy wdrożyć i efekty, na jakie będzie można liczyć po zaprojektowaniu i uruchomieniu nowego systemu. To przekonało nasz zarząd do inwestycji.

potrzeby odbiorców

Nowe, lepsze, wydajniejsze, ładniejsze – ale co dokładnie? Jak badaliście szczegółowe potrzeby odbiorców?

Badania prowadziliśmy dwutorowo. Zorganizowaliśmy wywiady pogłębione, czyli bezpośrednie spotkania indywidualne. Każde spotkanie trwało od 40 minut, do godziny. Łącznie przepytanych zostało 80 osób w różnym wieku, z różnych obszarów naszej firmy. Staraliśmy się tak dobrać pracowników, aby porozmawiać z osobami z wieloletnim stażem w Impelu, a także z nowo zatrudnionymi, będącymi nawet na okresie próbnym. Rozmawialiśmy o funkcjach intranetu, o jego możliwościach i o trudnościach, które najczęściej napotykają nasi pracownicy.

Drugim działaniem była ankieta elektroniczna, na którą odpowiedziało 200 osób. To badanie pomogło nam ustalić, jak postrzegany jest intranet przez pracowników różnych szczebli, jakie są wobec niego oczekiwania i co należy w nim zmienić.

Projekt

Jest potrzeba – jest projekt – musi być zespół. Kogo zaprosiłaś do współpracy? Jakie zadania wzięliście na siebie, co zdecydowaliście się delegować lub zlecić poza firmę?

Do zespołu zaprosiłyśmy osoby z różnych działów naszej organizacji. Byli w nim reprezentanci HR, marketingu, IT, analiz, a także osoby na co dzień związane z zarządzaniem aktami wewnętrznymi. W tym gronie wypracowaliśmy pierwszą – wstępną – koncepcję i architekturę informacji. Na tej podstawie rozpoczęliśmy pracę z zewnętrzną firmą projektową, która opracowywała razem z nami makiety funkcjonalne oraz graficzne. Pracowaliśmy zarówno nad wersjami na laptopa, a także nad widokami mobilnymi. Kiedy całość była już gotowa, mogliśmy przystąpić do wyboru firmy wdrożeniowej.

Ile czasu zajęło Wam zbudowanie nowego intranetu i jak nad tym pracowaliście?

Można przyjąć, że na projekt składały się cztery duże etapy. Pierwszym z nich były wspomniane ankiety oraz prace nad funkcjonalnościami i szatą graficzną. Zajęło nam to łącznie dziewięć miesięcy. Etap ten zakończył się pierwszymi badaniami prototypu wśród pracowników Grupy Impel. Mogli oni „przeklikać się” przez makiety, jeszcze bez nałożonej na nich grafiki, ale z pełnymi funkcjonalnościami. Oceniali nawigację, układ stron i architekturę informacji.

Drugim etapem była analiza przedwdrożeniowa i wybór firmy wdrożeniowej. Każdą z zaprojektowanych funkcjonalności opisywaliśmy językiem technicznym, zastanawialiśmy się, co wydarzy się po kliknięciu na aktywne przyciski na każdej z witryn. Te prace zajęły nam łącznie pięć miesięcy.

Kolejnym krokiem było już wdrożenie testowe i produkcyjne. To był trudny i czasochłonny etap prac, ponieważ nasz zespół testował każdą wdrożoną funkcjonalność na dwóch systemach. Najpierw na systemie testowym, na którym dziś w pierwszej kolejności wdrażamy poprawki lub nowości, a następnie na systemie produkcyjnym, czyli na naszym docelowym środowisku pracy. Testowaliśmy wszystkie funkcje zarówno od strony użytkownika końcowego, jak i redaktora uzupełniającego dane i administrującego przyszłym intranetem.

I ostatni etap, czyli start produkcyjny i opracowanie strategii komunikacji. Wdrożenie to jedno, ale nasz zespół opracował również wszystkie działania komunikacyjne, instrukcje dla redaktorów, przeprowadził szkolenia dla różnych grup interesariuszy. Wymyślaliśmy hasła kreatywne, projektowaliśmy plakaty i wlepki, a także koordynowaliśmy pozyskiwanie wsadu na wszystkie witryny ImpelNetu oraz opracowywaliśmy wewnętrzne procedury administrowania portalem.

Potężny projekt. A co zaprojektowaliście jako magnes przyciągający do nowego intranetu?

Przede wszystkim dostępność tego narzędzia. Z ImpelNetu można korzystać nie tylko na komputerze, ale również w wersji mobilnej na smartfonie i tablecie. Nasz poprzedni intranet nie dawał takich możliwości.

Rozbudowaliśmy profile pracowników, czyli książkę adresową. Poza podstawowymi danymi, jakimi są e-mail służbowy, stanowisko i numer telefonu, każdy może uzupełnić również numer pokoju, swoje hobby, adres korespondencyjny. Automatycznie wyświetlają się również projekty, w których uczestniczy dany pracownik.

Dużym wyzwaniem było dla nas opracowanie nowych formatek dokumentów oraz sposobu wyświetlania naszych wewnętrznych regulacji. Udało nam się uspójnić ich opis, a także zaprojektowaliśmy nową funkcję, która polega na tym, że przed pobraniem dokumentu na komputer, można podejrzeć jego miniaturę on-line.

Wdrożenie

Zaprojektowanie narzędzia to jedno, a przekonanie do jego używania – drugie. Jak u Was wyglądała ta praca?

Na około trzy miesiące przed uruchomieniem nowego intranetu, zaczęliśmy szkolić pierwsze grupy pracowników. Byli to przyszli redaktorzy witryn oraz redaktorzy dokumentów. Spotykaliśmy się również z asystentkami prezesów i dyrektorów, ponieważ sprawne poruszanie się po intranecie i szybkie wyszukiwanie informacji jest dla tej grupy zawodowej bardzo ważne. Mieliśmy również spotkania z liderami zespołów, pokazywaliśmy im nowe narzędzie i rozmieszczenie informacji, tak aby mogli kaskadować wiedzę w swoich zespołach.

Wspomniałaś wcześniej o działaniach komunikacyjnych – jak zaprojektowaliście kampanię wizerunkową nowego Intranetu?

Z jednej strony postawiliśmy na nośniki tradycyjne, czyli plakaty, które rozwieszaliśmy w naszych lokalizacjach. Na szkoleniach rozdawaliśmy również wlepki z hasłem Robię dobre wrażenie jak… ImpelNet oraz ImpelNet. Na dobry początek dnia!. Dziś takie wlepki rozdawane są również podczas onboardingu nowym pracownikom.

Jednym z elementów naszej kampanii było również zorganizowanie sesji zdjęciowej dla chętnych pracowników. Celem sesji było zaprezentowanie ich w codziennych czynnościach i otoczeniu biurowym. Zdjęcia stały się dla nas cenną bazą, ponieważ dziś wykorzystujemy je do ilustrowania aktualności w ImpelNecie.

Na dzień przed startem produkcyjnym, w godzinach popołudniowych na każdym biurku postawiliśmy również niespodziankę w postaci małej roślinki z tabliczką z napisem „Dzień dobry! Wejdź na www.impelnet.pl”. Łącznie rozdaliśmy ich ponad tysiąc. Efekt był natychmiastowy – rano, po włączeniu statystyk widzieliśmy, jak kolejne osoby logują się do ImpelNetu.

I jak się przyjął nowy Intranet?

Przez pierwszy tydzień ImpelNet odwiedziło ponad 1 500 unikalnych użytkowników. To sporo, biorąc pod uwagę okres urlopowy (intranet uruchomiliśmy 27 czerwca, a więc w pierwszym tygodniu wakacji). Dodatkowo, „stary” intranet był wtedy pozostawiony do odczytu i miał służyć jako archiwum. Dzięki temu w sytuacji, gdy jakieś informacje nie zostały z niego przeniesione do ImpelNetu, pracownicy mieli jeszcze wystarczająco dużo czasu, aby nam to zgłosić.

Jedną z funkcji, którą zaprojektowaliśmy, jest przycisk „Napisz do Redaktora”, znajdujący się na każdej witrynie. To właśnie między innymi poprzez tę funkcję zebraliśmy feedback z organizacji na temat nowego narzędzia. Najbardziej spodobało nam się, kiedy jedna osoba napisała: Dzień dobry ImpelNecie. :) W przypadku tej zakładki proponuję określone zmiany (szczegółowo je opisała); na koniec zadała pytanie: czy mam Ci wysyłać plik z tymi zmianami? :) Miłego dnia!

Po trzech miesiącach użytkowania ImpelNetu mamy już prawie 2 700 unikalnych użytkowników, a średni czas trwania sesji wynosi 6 min. 30 sek. Najczęściej odwiedzane są strony narzędzi (czyli naszych wewnętrznych systemów, z poziomu ImpelNetu można się do nich zalogować), a także menu lunchowe, książka adresowa i lista dokumentów wewnętrznych.

Nie pozostaje mi nic innego, jak pogratulować. Modelowe wdrożenie. Trzymam kciuki, żeby ImpelNet służył dobrze i co najmniej tak długo, żeby po tak pracochłonnym projekcie udało się odpocząć.

Natalia Rybacka

Jestem Menedżerem ds. public relations. Specjalizuję się w projektowaniu komunikacji wewnętrznej. Z PR-em jestem związana zawodowo od 2013 roku, doświadczenie zdobywałam w branżach: finansowej, technologicznej oraz usług outsourcingowych. Kierowałam interdyscyplinarnym projektem, który polegał na zaprojektowaniu i wdrożeniu nowego intranetu w Sharepoint On-line dla Grupy Impel. Odpowiadam również za aranżacje medialne, współpracuję z rzecznikiem prasowym w zakresie komunikacji kryzysowej. Jestem absolwentką kierunków: Communication Management oraz Stosunki Międzynarodowe na Uniwersytecie Wrocławskim.

Dodaj coś od siebie