Czy masz pewność, że prawidłowo gromadzisz i archiwizujesz dokumenty w firmie? Poza miejscem składowania akt, istotny jest także okres przechowywania dokumentacji. Kiedy należy pozbyć się faktur, a kiedy można zutylizować akta pracownicze? Jeżeli nie chcesz ryzykować wykazania nieprawidłowości podczas kontroli, upewnij się, że działasz zgodnie z przepisami.
Czas przechowywania dokumentów a przepisy prawa: gdzie szukać informacji?
Zasady związane z przechowywaniem dokumentów są ściśle regulowane przez akty prawne. Przykładowo:
- kodeks pracy wyznacza czas archiwizacji akt osobowych zatrudnionych,
- ordynacja podatkowa uwzględnia zasady odnośnie do faktur czy dokumentów ZUS,
- ustawa o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta zawiera informacje dotyczące dokumentacji medycznej.
Należy pamiętać również o wymogach Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO). Dokument ten także zawiera istotne wytyczne, związane m.in. z tym, jak powinny wyglądać archiwizacja dokumentów oraz ich niszczenie. To właśnie z tego aktu wynika reguła minimalizacji przechowywania danych. Wskazuje, że powinny one być utylizowane po upływie wymaganego prawem okresu retencji, oraz gdy dana dokumentacja w pełni spełniła już cel swojego powstania.
Jak długo przechowywać dokumenty? Przykłady
Nie ma jednego, uniwersalnego czasu przechowywania danych. Należy dostosować go do typu dokumentów, a niekiedy także do prowadzonych wobec nich dodatkowych czynności, takich jak postępowanie prawne.
Dokumentacja księgowa – 5 lat
Faktury, rachunki i inne dowody księgowe są przechowywane m.in. dla potrzeb rozliczeń z urzędem skarbowym. Zgodnie z art. 86 ordynacji podatkowej, powinny one pozostać w archiwum przez 5 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym upłynął termin ich rozliczenia. W praktyce powinny być one przechowywane w aktach firmy nawet do 6 lat kalendarzowych.
Podobna reguła obowiązuje w odniesieniu do dokumentacji zgłoszeniowej i rozliczeniowej ZUS.
Akta pracownicze – 10 lub nawet 50 lat
Dokumenty związane z zatrudnieniem pracodawca powinien przechowywać przez 10 lat od ukończenia roku kalendarzowego, w którym rozwiązano stosunek pracy z daną osobą. Co ważne zasada ta dotyczy jedynie osób, które zostały zatrudnione po 1 stycznia 2019 roku.
Jeżeli początek współpracy miał miejsce wcześniej, dane powinny być archiwizowane nawet przez 50 lat. Wyjątek mogą stanowić akta osób zatrudnionych między 1999 a 2018 r. Jeżeli pracodawca złoży w ZUS oświadczenia i inne potwierdzenia okresów ich zatrudnienia – może skrócić czas przechowywania dokumentów.
Inne dokumenty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej
Przedsiębiorcy powinni pamiętać również o okresach przechowywania innej dokumentacji. Na przykład w przypadku umów handlowych i aneksów jest to 10 lat, natomiast dokumentacja sprzedażowa i gwarancyjna ma być dostępna przez 5 lat.
Jak archiwizować dokumenty, żeby spełnić wymogi prawne?
Aby spełnić wymogi wynikające z przepisów prawa, należy zadbać przede wszystkim o bezpieczeństwo przechowywanych danych – po to, aby nie zostały one zniszczone czy wykradzione.
Coraz więcej firm decyduje się na powierzenie tego zadania zewnętrznemu, doświadczonemu partnerowi. EkoAkta może zająć się zarówno archiwizacją papierowych dokumentów, jak i ich digitalizacją oraz utylizacją. Co ważne firma specjalizuje się także w niszczeniu cyfrowych nośników danych. Warto zapoznać się z dostępnymi usługami z myślą o optymalizacji kosztów archiwizacji oraz spełnieniu wymogów RODO.
Jeśli zależy Ci na profesjonalnym niszczeniu dokumentacji Twojej firmy, koniecznie weź pod uwagę zewnętrznego usługodawcę. To oszczędność czasu i pieniędzy Twojej firmy.
