Czym zajmuje się komunikacja wewnętrzna?

C

Dawno, dawno temu, przed górą, za rzeką, w pięknej, starej kamienicy powierzono mi stanowisko specjalisty ds. komunikacji wewnętrznej. I jak to w tych czasach bywało, wcześniej takiego stanowiska w firmie nie było. Sytuacja była tyleż idealna, co tragiczna. Mogłam w dużej mierze sama kształtować wizję takiej roli, a z drugiej strony tak wiele rzeczy kojarzyło się z komunikacją, że czasem trudno było opędzić się od dziwnych zadań.

Chwilę więc trwało zanim dopracowałam się systemu, że o komunikacji wewnętrznej myśli się strategicznie*, a każdy rok rozpoczynamy wspólną dyskusją z zarządem nad kształtem strategii komunikacji. Zanim to nastąpiło zdarzało mi się zajmować bardzo różnymi rzeczami. Do najciekawszych należało kupowanie prezentów zasłużonym pracownikom (co znacznie poszerzyło moją znajomość ekskluzywnych zegarków, teleskopów i broni białej z epoki napoleońskiej), organizowałam imprezy firmowe lub koordynowałam akcję podpisywania się odpowiednich osób na odpowiednich kartkach świątecznych (w liczbie około 700). To ostatnie w ówczesnym rozumieniu komunikacji wewnętrznej musiało być najbliższe ideałowi. W końcu polegało na tym, że przekazywałam pudełka ze świątecznymi karnetami odpowiednim osobom występując w roli inteligentnej poczty wewnętrznej ;)

Krok po kroku udało się jednak wypracować rozumienie i adekwatne wymagania odnośnie roli komunikacji wewnętrznej. Czym zatem powinna się ona zajmować? W angielskiej nomenklaturze znaleźć można określenie Chief Communication and Culture Officer. Jakkolwiek tłumaczylibyśmy takie stanowisko na język polski, to zawiera ono w sobie dwa najważniejsze obszary działania: komunikację i kulturę. A wszystko w imię celu najważniejszego – wspierania realizacji strategii organizacji.

Komunikacja
Zadaniem komunikacji wewnętrznej w organizacji jest:
  • wspierać bezpośrednich przełożonych w procesie komunikacji z pracownikami,
  • definiować cel i zapewniać kontekst komunikatów w organizacji,
  • badać i trafnie określać potrzeby komunikacyjne,
  • planować, tworzyć, wdrażać, utrzymywać i usprawniać narzędzia komunikacji,
  • określać procesy komunikacji i być ich strażnikiem,
  • wspierać komunikacyjnie zmiany w organizacji.

Tak, to oznacza, że możesz odpowiadać za Intranet, prowadzić badania opinii i nawet szkolić. Zwróć też proszę uwagę, że żadne z tych zadań nie odnosi się bezpośrednio do tworzenia informacji. To celowe – Twoją rolą jest bycie brokerem informacji, które już w organizacji istnieją, a nie tworzenie nowych.

Kultura
Zadaniem komunikacji wewnętrznej w organizacji jest:
  • zapewniać spójności komunikacji z wartościami, misją i wizją organizacji,
  • projektować i wdrażać rozwiązania wzmacniające kulturę organizacji,
  • wdrażać i dbać o organizacyjne rytuały świętowania i doceniania.

Tak, to oznacza, że możesz też organizować imprezy firmowe lub wspierać proces wdrażania nowych pracowników.

Zadbaj o to, żeby mieć wśród swoich obowiązków takie, które zapewnią Ci kontakt z ludźmi. Potrzebujesz „czuć” organizację, a do tego szerokie i bezpośrednie relacje są niezbędne. Znam szefową komunikacji wewnętrznej, która nauczyła się palić, żeby mieć kontakt z szeregowymi pracownikami. Ja aż tak poświęcać się nie chciałam, dlatego organizowałam imprezy firmowe, prowadziłam szkolenia wewnętrzne lub wspomagałam zespoły w ich budowaniu. Oczywiście zapraszałam i dawałam zapraszać się na kawę do różnych kuchni. Poszukaj, w jaki sposób chcesz trzymać rękę na pulsie organizacji.

Jak przekonać szefa do powyższego zakresu obowiązków komunikacji wewnętrznej?
  • Pokaż, że będzie miał narzędzia i procesy, a więc trudna i złożona rzeczywistość komunikacji zostanie okiełznana.
  • Pokaż, że takie zakres obowiązków pozwoli Ci wspierać strategię organizacji.
  • Pokaż, że dzięki temu zyska informację zwrotną, jak odbierana jest organizacja przez ludzi, którzy ją tworzą.
* O procesie definiowania strategii komunikacji wewnętrznej pisałam w serii wpisów STARTegia.

Dodaj coś od siebie