Czy Twoja organizacja potrzebuje komunikacji wewnętrznej?

C

Tak. Zawsze. Komunikacji rozumianej jako troskę o przepływ informacji wewnątrz organizacji i zapewnienie dostrojenia wokół organizacyjnych celów i wartości. Nie zawsze natomiast potrzebuje stanowiska lub komórki za komunikację wewnętrzną odpowiedzialnej.

Sens zdefiniowania dedykowanej komunikacji wewnętrznej roli pojawia się dopiero, kiedy organizacja dosięga pułapu kilkuset pracowników. Zatrudnienie 150-tej osoby może być tym momentem, kiedy warto zapytać, czy my już przypadkiem nie potrzebujemy specjalisty ds. komunikacji wewnętrznej. Znam organizacje, które dotrwały do poziomu 400 zatrudnionych osób, ale wtedy mówiliśmy już o pożarach, a komunikacja traktowana było jako problem.

Kto zatem zajmuje się komunikacją wewnętrzną, kiedy nie mamy jeszcze w organizacji dedykowanej jej roli?

Szefowie. I to przede wszystkim ci „z samej góry”. Z reguły większość zatrudnionych znają osobiście, ba może nawet sami ich rekrutowali. Posiadają wystarczającą liczbę relacji osobistych, które pozwalają im zarówno przekazywać jak i pozyskiwać informacje. Założyciel lub szef szefów jest dla wszystkich widoczny i swoim przykładem kształtuje zasady oraz wartości organizacji. Komunikacja wewnętrzna po prostu dzieje się – w kuchniach, na recepcji, podczas spotkań i imprez firmowych. Z reguły w każdej tej wielkości organizacji znajdzie się też „pani Ania” – na recepcji, w administracji, w kadrach lub HR – która jest chodzącą encyklopedią i kroniką organizacji. A także doradcą szefa szefów w kwestii firmowych rytuałów i potrzebnych komunikatów.
Wielkość organizacji przekłada się na bliskość i bezpośredniość relacji, co w większości sytuacji naturalnie i wystarczająco zastępuje wyrafinowane narzędzia lub procesy komunikacji wewnętrznej.

Problem zaczyna się, kiedy organizacja się rozrasta i nie tylko szeregowi pracownicy, ale i ich bezpośredni przełożeni mają coraz mniej możliwości kontaktu z szefem szefów, czy założycielem.

Historia staje się legendą. Legenda mitem* a organizacje i przepływ informacji kształtować zaczynają osoby odcięte od jej źródła. Wtedy wyzwaniem staje się zapewnienie, że wszyscy bezpośredni przełożeni mówią mniej więcej jednym głosem i mniej więcej w jednym czasie. Relacje bezpośrednie są wciąż silne, ale ze względu na zwykłe prawa matematyki, nie są w stanie objąć wystarczająco dużo osób, aby każdy mógł samodzielnie wyrobić sobie odpowiadające rzeczywistości zdanie o bieżącej sytuacji. Organizacja zaczyna być słoniem ze znanej przypowieści. Niektórzy widzą drzewo, inni węża, a wszyscy czują, że mają rację. Wtedy właśnie pojawia się potrzeba narzędzi i procesów, które zapewnią spójność i realny obraz. A skoro narzędzi i procesów, to także osoby lub osób, które zajmą się ich projektowaniem, wyborem, koordynacją, wdrożeniem i utrzymaniem.

W takim ujęciu sprawna komunikacja wewnętrzna staje się próbą powrotu w organizacji do „złotego wieku” – czasów, kiedy komunikacja była intuicyjna i naturalna, a równocześnie skuteczna.

Kiedy przekonywać szefa, że warto szukać osoby, która będzie opiekować się komunikacją wewnętrzną?
  • Kiedy nie potrafi wymienić nazwisk wszystkich bezpośrednich przełożonych w swojej organizacji.
  • Kiedy podczas firmowej imprezy nie jest w stanie porozmawiać ze wszystkimi zaproszonymi.
  • Kiedy nie dostaje informacji, o tym jak odbierane są jego wypowiedzi.
  • Kiedy potrzebuje wynająć aulę, żeby spotkać się z całą załogą.
  • Kiedy ludzie zaczynają narzekać na zalew i chaos wewnętrznych e-maili.
* Autorzy scenariusza do filmu Władca Pierścieni: Drużyna Pierścienia – Fran Walsh, Philippa Boyens i Peter Jackson, przypisali te słowa Galadrieli.
** Jeśli uważasz, że Twoja organizacja potrzebuje już roli komunikacji wewnętrznej, tutaj znajdziesz kilka podpowiedzi, jak przekonać szefa, a tu historię z morałem, o tym, jak do przekonywania się nie zabierać.

Dodaj coś od siebie