Zarówno duże korporacje, jak i małe przedsiębiorstwa są zobowiązane do prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Akta osobowe zawierają istotne dane, które gromadzi się w trakcie zatrudnienia i po jego ustaniu, a ich przechowywanie jest regulowane stosownymi normami prawnymi. Jakich zasad należy przestrzegać i jakie praktyki warto wdrożyć, aby zapewnić zgodność z przepisami oraz efektywność archiwizacji dokumentów pracowniczych? Sprawdzamy!
Obowiązki pracodawcy w zakresie archiwizacji akt
Przechowywanie dokumentacji pracowniczej regulowane jest przez Kodeks pracy. Zgodnie z obowiązującymi przepisami okres przechowywania akt kadrowych uzależniony jest od daty zatrudnienia pracownika. Dla umów zawartych po 1 stycznia 2019 roku okres ten wynosi 10 lat, natomiast w przypadku starszych dokumentów – nawet 50 lat od momentu ustania stosunku pracy. Oczywiście akta kadrowe muszą być gromadzone przez cały okres zatrudnienia pracownika.
Pracodawca ma obowiązek:
- zapewnić odpowiednie warunki magazynowania akt;
- zabezpieczyć dokumenty przed zniszczeniem, zaginięciem lub dostępem osób nieupoważnionych;
- przestrzegać określonych terminów archiwizacji i utylizacji dokumentów;
- umożliwić byłym pracownikom dostęp do ich akt w wymaganym okresie.
Archiwizacja akt kadrowych – postaw na outsourcing usług magazynowania informacji pracowniczych
Wiele organizacji decyduje się na outsourcing usług związanych z archiwizowaniem akt kadrowych. Jest to rozwiązanie, które pozwala na zaoszczędzenie czasu, środków i zasobów, które byłyby konieczne do samodzielnego zarządzania dokumentacją. O tym, jak wygląda proces magazynowania informacji pracowniczych, przeczytasz tutaj: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-akt/akta-kadrowe/.
Korzyści płynące z outsourcingu usług archiwizacyjnych to:
- profesjonalna obsługa – firmy dysponują wiedzą i doświadczeniem, które pozwala im efektywnie zarządzać dokumentacją;
- bezpieczeństwo – dokumenty są gromadzone w specjalistycznych, odpowiednio zabezpieczonych pomieszczeniach, a dostęp do nich jest kontrolowany;
- oszczędność przestrzeni – zamiast przechowywać akta w firmowych pomieszczeniach, mogą być one składowane w dedykowanych magazynach zewnętrznych;
- zgodność z przepisami – firmy zewnętrzne zapewniają pełną zgodność z regulacjami prawnymi dotyczącymi przechowywania i archiwizowania dokumentów;
- profesjonalna utylizacja – w przypadku zakończenia okresu przechowywania dokumentów kadrowych usługi outsourcingowe zapewniają ich bezpieczną i zgodną z przepisami utylizację.
Pracodawcy muszą zapewnić właściwe warunki przechowywania dokumentów, ich bezpieczeństwo, przestrzegać terminów przetrzymywania i utylizacji. Współpraca z profesjonalnymi firmami zewnętrznymi daje pewność przedsiębiorcy, że akta kadrowe są składowane zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dowiedz się więcej o usługach magazynowania informacji pracowniczych oferowanych przez Rhenus Office Systems Poland pod tym linkiem: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-akt/.
