Dbanie o wspólny interes firmy jest elementem rozważnego prowadzenia działalności. Właśnie dlatego konieczna jest prawidłowa archiwizacja danych, a także niszczenie niepotrzebnych dokumentów w sposób trwały tak, aby nie trafiły one w ręce niepożądanych osób. Co więcej, każda firma zobowiązana jest do niszczenia danych poprzez ustawy, dlatego zawsze należy pamiętać o prawidłowej utylizacji dokumentów.
Dlaczego warto zdecydować się na niszczenie dokumentów?
Głównym powodem, przez które niszczenie dokumentów jest niezwykle ważne, są kwestie bezpieczeństwa. Niezależnie od tego, czy jesteśmy przedsiębiorstwem, urzędem, czy osobą prywatną, przechowywanie danych, które pozwalają na identyfikację, jest przede wszystkim obarczone ryzykiem niekontrolowanego wycieku danych osobowych. A jak wiadomo, zgodnie z Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych każda firma przechowująca dane musi zdecydować się na niszczenie akt po okresie ustalonym w rozporządzeniu. Oczywiście, czas, w jakim należy zniszczyć dane, różni się w zależności od rodzaju dokumentacji, jednak sam fakt wykonania tej czynności jest konieczny.
Mimo tego, że rozporządzenie nie informuje nas, jaką metodą powinno odbyć się niszczenie dokumentów, warto pamiętać, że musi być ono trwałe i nieodwracalne. Sam proces utylizacji danych może chronić firmę przed potencjalnymi karami, które mogą wynikać z nieprawidłowego przechowywania dokumentów. Co więcej, znane są także przypadku dużych korporacji, które na skutek nie tylko pieniądze, ale również zaufanie swoich klientów. Właśnie dlatego, bezpieczne niszczenie dokumentów jest koniecznością, o którą należy dbać.
Jakie dokumenty powinny ulec zniszczeniu?
Do grona dokumentów, które powinny zostać zutylizowane, zalicza się wiele danych. Przede wszystkim konieczne jest niszczenie dokumentów księgowych zawierających poufne dane. W tym przypadku niszczenie dokumentów powinno odbyć się po upływie pięciu lat. Co więcej, w wielu przypadkach pomijane są dyski zawierające dane poufne. Nie można jednak o nich zapominać, ponieważ ich utylizacja jest również niezwykle ważna.
Rodzajem danych, które niewątpliwie są ważne dla bezpiecznego działania firmy, są także strategie rozwojowe. W przypadku ich przedawnienia warto zdecydować się na bezpieczne niszczenie dokumentów, ponieważ informacje, które są w nich zawarte, mogą okazać się atrakcyjnym celem dla hakerów, którzy mogą wykorzystać je następnie w niepożądany sposób i narazić przedsiębiorstwo na straty.
