ZwINNE spotkania – część pierwsza

Autor:

Agile staje się coraz modniejszy. Zwinna organizacja IT – to oczywiste. Zwinny dział HR lub dział komunikacji – to modne. Zwinne spotkania – to jest to.

Czy jednak Scrum jest odpowiedzią na nadanie znienawidzonym spotkaniom sensu? Co tak naprawdę oznacza agile? Skąd się w ogóle zwinne metodyki wzięły?  Na te pytania specjalnie dla Ciebie odpowiada Mariusz Chrapko. Mariusz na co dzień pomaga liderom oraz członkom zespołów projektowych w procesach zwinnej transformacji biznesowe, a w sieci spotkać go możesz na blogu MariuszChrapko.com lub w podcastach Menedżer Plus oraz „Na Sofie”.

Poprosiłam Mariusza, żeby odczarował i uporządkował pojęcia związane ze zwinnymi metodykami i wytłumaczył, dlaczego spotkania są według nich ważne. Pierwsza część naszej rozmowy już dzisiaj na blogu. Druga – pełna praktycznych wskazówek, jak spotkania organizować już za tydzień.


Cały organizacyjny świat marudzi, że spotkania kradną cenny czas, a tymczasem w świecie IT pojawia się metoda pracy, która zaleca nie dość, że regularne, to jeszcze codzienne spotkania zespołu. O co w tym chodzi?

Z tym marudzeniem, to trochę sami sobie jesteśmy winni. Na co dzień pracuję z różnymi organizacjami –  pomagam im w procesie wdrażania i adaptacji zwinnych metody pracy. I, tak sobie myślę, że gdyby moje spotkania z menedżerami i zespołami projektowymi wyglądały tak, jak większość naszych firmowych spotkań, to nikt by mnie nie zatrudnił. (śmiech)

Gdybym na warsztaty z klientem przychodził nieprzygotowany, bez żadnego pomysłu, co chcemy zrobić, a w trakcie całego spotkania czytał maile i odbierał telefony – to na pewno wyleciałbym z hukiem z takiego spotkania. A tak niestety wygląda większość naszych firmowych spotkań. I nic dziwnego, że marudzimy.

Kilka razy miałem okazję pomagać przy wdrażaniu metod agile w bankach. To były najczęściej roczne projekty. I tam, od czasu do czasu, jako zespół liderów zmiany spotkaliśmy się z prezesem lub członkami zarządu, żeby pogadać o tym, jak idzie wdrożenie. I muszę Ci powiedzieć, że to były najbardziej efektywne spotkania, w jakich uczestniczyłem. Te spotkania miały zawsze konkretny cel, ludzie byli świetnie przygotowani, skupieni na tym, co jest do zrobienia, nikt w trakcie spotkania nie odbierał telefonów, nie zaglądał do laptopa. I w pół godziny załatwialiśmy tematy, które w normalnym świecie ciągnęłyby się miesiącami.

Dla mnie, spotkania są naturalnym elementem pracy zespołu. Ale faktycznie, wiele osób, jak pierwszy raz słyszy o spotkaniach w Scrumie, najczęściej reaguje niechęcią. Bierze się to stąd, że ludzie myślą o nich tak samo jak o każdym innym spotkaniu w firmie. A tak nie jest.

Zwinny sposób na spotkania 2Jest taka historia, którą często opowiadam ludziom, kiedy omawiam temat codziennych spotkań w Scrumie. Historia, która wydarzyła się 25 maja 2001 roku. Trzydziestoletni Erik Weihenmayer zdobył wtedy Mount Everest. I nie byłoby w tym nic dziwnego, gdyby nie fakt, że Erik od trzynastego roku życia był niewidomy. Aż trudno uwierzyć, że taka wyprawa mogła się w ogóle udać, prawda?

Jak wspominają uczestnicy tej wyprawy, najtrudniejszym momentem była dla nich przeprawa przez wodospad Khumbu. Himalaiści mówią, że jest to jedno z najbardziej niebezpiecznych miejsc na tej trasie. Przypomina wielką rzekę lodu, pełną różnych szczelin i bloków skalnych. Problem polegał na tym, że zespół Erika nie miał żadnej gotowej strategii pokonania tego etapu. Uczyli się metodą prób i błędów, eksperymentując po prostu. Codziennie, wieczorem spotykali się na chwilę w namiocie, żeby pogadać o tym, co udało im się zrobić, a co kompletnie nie wyszło. Która strategia zawiodła, a którą można było wykorzystać i powtórzyć. Była to wiedza, na podstawie której planowali kolejny dzień. I jak się później okazało, te codzienne „spotkania w namiocie” okazały się kluczowe dla osiągnięcia celu wyprawy.

I te spotkania w namiocie były krótkie i treściwe. Ludzie byli wyczerpani po całym dniu, który minął. Było zimno. Nikt nie chciał tracić czasu na rozmowę o rzeczach, które nie miały znaczenia. Zamiast tego, woleli skupić się na tym, co udało im się w ciągu dnia zrobić, osiągnąć. Potem szybko planowali kolejny dzień i rozchodzili się do namiotów. I tak było za każdym razem. Cykl się powtarzał.

Te spotkania w namiocie są bardzo mądrą lekcją Scruma i zarządzania w ogóle.  Nie wystarczy postawić przed ludźmi cel do zrealizowania. Wielu współczesnych liderów myśli, że jak postawi przed ludźmi cel, to reszta zadzieje się sama. To tak nie działa. Oprócz określenia celu, ważne jest również to, żeby o nim rozmawiać. Dokładnie tak jak miało to miejsce w namiocie Erika. Wtedy ludzie bardziej się angażują. Zaczynają czuć się za realizację celu odpowiedzialni. I taka też jest idea spotkań w Scrumie, zwłaszcza jeśli mówimy o tych codziennych.

Agile, Scrum, metodologia, metodyka pracy? Uporządkujmy najpierw pojęcia.

Już wyjaśniam. Agile to pewna filozofia pracy. Filozofia, która „spina” kilka różnych metod pracy: Scrum, Extreme Programming, FDD, DSDM, Kanban. Wszystkie te metody realizują te same wartości wartości i zasady, które zostały zebrane i opisane w Manifeście Agile. To taki krótki „dokument”, w którym, w kilku prostych zdaniach, po żołniersku zostały opisany zasady zwinności. Można się z nim zapoznać, ba nawet się pod nim podpisać (śmiech), na stronie agilemanifesto.org.

Zwinny sposób na spotkania 4Tak więc, agile wyraża bardziej pewną postawę niż konkretne podejście. Jest to postawa otwartości na: komunikację interpersonalną, pracę zespołową, kreatywność, samoorganizację. Agile można trochę porównać do dużego parasola, który swoim zasięgiem obejmuje różne „szkoły” zwinności. Mimo, iż każda z nich jakoś się od siebie różni, to jednak wszystkie opierają się na tym samym systemie wartości.

Scrum z kolei jest jedną z najbardziej popularnych obecnie metod zwinnych. Mimo, że Scrum jest ciągle bardzo popularny w firmach informatycznych, to jednak z powodzeniem można go stosować w każdej firmie. Ja na przykład używałem Scruma do pracy nad kursem internetowym „Scrum Assistance”, który niedawno zrealizowałem. Bo Scrum to metoda organizacji pracy zespołu, który pracuje nad rozwojem jakiegoś produktu. I tym produktem wcale nie musi być software. Kiedyś pomagałem przy wdrożeniu Scruma w fundacji, której produktem było na przykład uruchomienie kampanii marketingowej albo monitoring obywatelski. Ale to nie wszystko. Scrum można stosować również do pracy nad organizacją swoich codziennych zadań. Jest bardzo dobrym systemem organizacji pracy.

Metoda pracy, możemy więc od Scruma oczekiwać jakiś gotowych strategii działania?

Mówiąc o Scrumie, należy pamiętać, że Scrum nie jest metodyką zarządzania projektami, taką jak na przykład PRINCE2, czy PMI. Scrum nie opisuje standardów, czy konkretnych rozwiązań, z których moglibyśmy skorzystać podczas realizacji prowadzonych przedsięwzięć. Jest raczej modelem działania. Dostarcza zespołom projektowym jedynie pewnej struktury (ang. framework) – konkretnych praktyk i zasad, które wyznaczają mu ramy dla dalszych aktywności.

Dlatego, praca w metodzie Scrum, przypomina trochę grę w piłką nożną. Zasady gry, opracowane przez International Football Association Board (IFAB) są proste i jasno określone. Ale jak grać, żeby wygrać? O tym zasady już nic nie mówią. Bo sukces meczu zawsze zależy od zespołu. Przepisy gry w piłkę wyznaczają tylko ramy działania – warunki brzegowe, w obrębie których zespół może się poruszać.

Scrum nie jest też metodologią. Tutaj może się trochę czepiam (śmiech), ale metodologia w języku polskim oznacza naukę o metodach badań naukowych (np. zbieranie ankiet w naukach społecznych jest elementem określonej metodologii). Wiem, że sporo osób, kiedy mówi o Scrumie posługuje się terminem „metodologia”, ale to trochę wynika z próby spolszczenia angielskiego słowa „methodology”. Ale jest to błąd. Bo metodologia w naszym języku, oznacza trochę coś innego.

Myślę, że do komunikacji interpersonalnej, pracy zespołowej, nawet do kreatywności, przyznałoby się kilka innych filozofii zarządzania. Z czego wynika pewna wyjątkowość podejścia Scruma do spotkań?

Spotkania w Scrumie wynikają z filozofii pracy w tej metodzie. A jest nią empiryzm, który zakłada, że cała nasza wiedza pochodzi z doświadczenia. Innymi słowy, uczymy się poprzez eksperymentowanie.

Zauważ, że większość tradycyjnych projektów omija „eksperymenty” szerokim łukiem. Bardziej opiera się na „prognozowaniu”, niż świadomym eksperymencie. Przychodzi klient do firmy, mówi nam jaki ma problem, my robimy analizę tego problemu, projektujemy rozwiązanie, a następnie zastanawiamy się, jak go zrealizować. W efekcie, powstaje plan projektu i zaczynamy „budowę”. A później stajemy na głowie, żeby końcowy produkt spełniał założenia, które przyjęliśmy na początku.

Zwinny sposób na spotkania 3Takie podejście bardzo fajnie działa, jeżeli nasz proces jest stabilny i da się go, za każdym razem precyzyjnie odtworzyć. Co jednak, jeżeli tak nie jest? Na początku lat pięćdziesiątych, sześćdziesiątych inżynierowie oprogramowania zastanawiali się w jaki sposób mają realizować projekty informatyczne. Skąd czerpać wzorce? Jakich metod używać? Wtedy nie było jeszcze żadnych metodyk, które krok po kroku poprowadziłyby nas za rączkę. Trzeba było je jakoś zdefiniować. Inżynierowie szukali więc różnych inspiracji, żeby coś takiego stworzyć. A trzeba pamiętać, że to były czasy, kiedy swoje tryumfy święciła produkcja masowa i wszystkie pomysły, który do świata zarządzania wprowadził Henry Ford. Fabryki produkcyjne działały pełną parą.

W fabrykach Forda, dzięki nowatorskim metodom, które wprowadził ich założyciel, udało się zwiększyć produktywność pracowników nawet o kilkadziesiąt procent. A to była kosmiczna wartość! Także teraz na wielu menedżerów te liczby robią wrażenie. (śmiech)

No tak. Do dziś wiara w procesy i linie produkcyjne wydaje się być niezachwiana.

Dlatego, te metody pracy okazały się naturalnym wyborem dla inżynierów oprogramowania, którzy je po prostu skopiowali i zaczęli stosować w projektach informatycznych. W ten sposób, do świata IT weszła mentalność linii produkcyjnej. Mentalność, która okazała się prawdziwą zmorą i do dzisiaj wielu firmom trudno jest się z niej wyzwolić.

Bo proces tworzenia oprogramowania ma niewiele wspólnego z procesem produkcji samochodu. Proces tworzenia oprogramowania jest procesem twórczym, a nie wytwórczym. Można go porównać do procesu powstawania dzieła sztuki – rzeźby, obrazu, dzieła muzycznego. Na etapie startu projektu mamy tylko konkretne cele, które chcemy zrealizować. Wymagania, podobnie jak szczegóły obrazu, rozwijane są w kolejnych odsłonach (iteracjach), po których dostarczane są kawałki działających części (inkrementy). Wymagania w projektach IT przypominają, więc szkice, które stopniowo „odsłaniają” się, w kolejnych „odsłonach” implementacji. Przez cały czas trwania projektu pewne są tylko cele, które chcemy osiągnąć. Reszta jest w ciągłym ruchu i napięciu twórczym. Kolejne części powstającej aplikacji pobudzają kolejne pomysły, uruchamiają kreatywność. Popychają ku nowym wyzwaniom i możliwościom. I tak dalej, i tak dalej.

Zwinny sposób na spotkania 1Scrum opiera się na zupełnie innych założeniach niż mentalność świata produkcji. Na początku musimy określić kilka kluczowych parametrów procesu, a potem je sprawdzać tak często jak to tylko możliwe, czy trzymają się przyjętych limitów. Ten proces jest bardzo przejrzysty i polega na ciągłej inspekcji i adaptacji działań. Tutaj rządzi empiryzm.

A spotkania w Scrumie są właśnie narzędziem, dzięki któremu zespół może na bieżąco weryfikować swoją pracę, a także poddawać ją szybkiej korekcie. Inspekcja i adaptacja.

Często się słyszy, że spotkanie to nie praca. Czy zatem spotkanie w zwinnych metodykach jest pracą, czy nie?

Myślę, że nikt w zespole scrumowym tak do tego nie podchodzi. Spotykam się czasem z tym, że menedżerowie próbują dyskutować na ten temat, ale to nie ma sensu. Tak jak mówiłem już wcześniej. Spotkania w Scrumie są nieodłączną częścią tej metody. Wynikają z podejścia empirycznego. Dzięki nim jest możliwa inspekcja i adaptacja procesu. Sam zatrudniam pracowników w swojej firmie i nigdy by mi do głowy nie przyszło, żeby się zastanawiać, czy jak ktoś się ze mną spotyka i omawiamy bieżące projekty, to jest to praca, czy nie.

A już za tydzień, o rodzajach spotkań w Scrumie i o tym, jak ta filozofia pracy radzi sobie z typowymi bolączkami firmowych spotkań – od gadulstwa po spóźnialskich. Do zobaczenia!


Mariusz ChrapkoMariusz Chrapko – prowadzi bloga o zwinnym zarządzaniu projektami: MariuszChrapko.com. Na co dzień pomaga liderom oraz członkom zespołów projektowych w procesach zwinnej transformacji biznesowej. Prowadzi działania doradcze i szkolenia na różnych szczeblach organizacyjnych. Jest ekspertem w dziedzinie wdrażania i adaptacji metody Scrum w dużych organizacjach. Autor bestsellerowej książki: „Scrum. O zwinnym zarządzaniu projektami”. Prowadzi podcast Menedżer Plus – o zwinnym zarządzaniu sobą i biznesem oraz „Na Sofie” – dwie godziny muzycznego relaksu. W wolnych chwilach gra jazz na fortepianie i „obłaskawia” swoje dwa brytyjskie koty.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>