Town hall meeting

T

Wielka sala. Mówca. Słuchacze. 140 slajdów power pointa. Niekończące się wypunktowania. Jedność miejsca, czasu i akcji. Antyczny dramat? Prawie. Korporacyjna tragedia: town hall meeting.

Spotkanie załogi (jak uroczo tłumaczy się ten termin na nasz socjalistyczno-biznesowy język) to zmora speców od komunikacji wewnętrznej. Nie znam osobiście nikogo, kogo organizowanie tego typu wydarzeń przyprawiałoby o radosną ekscytację. Mamy tu lekko archaiczną formułę opartą w zasadzie na monologu, który to monolog muszą wygłosić nie zawsze charyzmatyczni przywódcy, a którego wysłuchać muszą nie zawsze zainteresowani słuchacze. Do tego koszty czasu pracy wszystkich zgromadzonych, koszty wynajmu sali, dojazdu, sprzętu i koszty przygotowania. Korci, żeby zrezygnować.

To nie będzie jednak wpis o tym, jak z town hall meetingu zrezygnować. Niestety póki co nie wymyślono innego sposobu na osobiste spotkanie niewielu (bo tylu z reguły pracuje na firmowych szczytach) z wieloma (bo tylu z reguły pracuje poniżej). Zamiast więc rezygnować, trzeba taką formułę potraktować jak cytrynę i wycisnąć z niej ile się da. Jak?

Town hall meeting to nie jest samodzielne narzędzie.

Narzędzia komunikacji wewnętrznej, jeśli ta chce być skuteczna, lubią występować stadnie. Są jednak takie, które niezależnie od tego, co lubią, stadnie występować muszą. I takie jest właśnie spotkanie całej organizacji. Pozostawione samo w sobie – nawet jeśli przeprowadzone jak TedX – pozostanie tylko nikomu niepotrzebnym korporacyjnym świecidełkiem. Jeśli town hall meeting ma się udać, to powinien być częścią sekwencji komunikacyjnych działań. Poprzedź go spotkaniami w mniejszym gronie (np. z szefami średniego szczebla, żeby byli przygotowani na pytania swoich ludzi) lub akcją zbierania pytań. Kontynuuj serią spotkań w zespołach, tekstów w newsletterach lub dyskusją w wewnętrznej sieci społecznościowej.

Town hall meeting to nie monolog.

Wbrew dzisiejszym standardom town hall meeting wymyślony był jako miejsce dialogu w obrębie małych społeczności. To korporacyjne złe maniery uczyniły z niego one man show, a w efekcie często stand-up tragedy. Nie ma jednak żadnego powodu, żeby się trzymać formuły monologu. Szczególnie dzisiaj, kiedy cenimy sobie rozmowę, ze sceny schodzi ostatnie pokolenie, które akceptuje, że czasem się tylko słucha, a formuła szef = mistrz powoli się wyczerpuje.

Kolejne spotkanie całego zespołu zaplanuj tak, żeby przypominało rozmowę. Jeśli Twoja organizacja ma na to środki poszukaj narzędzi do zgłaszania pytań, głosowania i wyrażania opinii w czasie rzeczywistym. Nie wycofuj się jednak z dialogu tylko dlatego, że Twojej organizacji nie stać na takie luksusy. Pytania można notować, przekazywać na kartkach, przesyłać przed spotkaniem. Bez większych nakładów finansowych można też zorganizować sesje rozwiązywania problemów lub pracy zespołowej. Nawet w gronie kilkuset osób.

Town hall meeting środkiem do celu a nie celem.

Kiedy firma rozrasta się do rozmiarów trudnych do ogarnięcia dla jednej osoby, pojawia się z reguły pomysł, żeby zorganizować town hall meeting.

  • To dla niektórych jedyna okazja, żeby zobaczyli szefa szefów.
  • To dla szefa wszystkich szefów jedyna możliwość, żeby powiedział coś do wszystkich raz a dobrze (bo przecież na więcej niż raz a dobrze szef szefów z definicji nie ma czasu).
  • Takie spotkanie to dowód na szacunek tych na górze dla tych poniżej.
  • Dobre firmy tak robią.

To ważne powody (wbrew pozorom i ten ostatni da się obronić w kontekście budowania wizerunku pracodawcy i trzymania średniej branżowej), ale nie tędy droga. A raczej tędy, ale nie w tą stronę. Town hall meeting będzie miał sens, jeśli pojawi się jako narzędzie do zrealizowania komunikacyjnych celów w ramach określonego tematu, a nie jako narzędzie, do którego dopiero trzeba znaleźć treść.

Zabieranie się za town hall meeting bez tematu wygląda z reguły tak, że spec od komunikacji wewnętrznej dostaje kilka tygodni, żeby się rozejrzeć po organizacji i zapytać, co kto ma do powiedzenia. Jeśli myśli przewodniej brak, to pewnie pasowałoby, żeby wypowiedział się szef szefów i może też każdy z ważnych szefów. Skoro ci z rzadka mają możliwość mówienia do wszystkich, to treść pozostanie na poziomie ogólności, który pozwala szybkie wgryzienie się w temat bez większego przygotowania albo zabije szczegółami niewtajemniczonych. A na końcu spec od komunikacji ma zbudować wokół tego historię, bo przecież wszyscy wiemy, że storytelling jest kluczem do uwagi słuchaczy. I w taki oto sposób zorganizujemy spotkanie z plejadą powierzchownych wystąpień i bajką, która pęka w fabularnych szwach. Wierz mi nie tylko nie masz ochoty tego organizować, ale nie chcesz też w czymś takim uczestniczyć. Nie rób więc innym, co Tobie nie miłe. Najpierw znajdź temat i dopiero wokół niego buduj spotkanie.

Zniszcz town hall meeting i zbuduj od nowa

Chcesz zrobić dobry town hall meeting? Rozłóż jego formułę na czynniki pierwsze, wyrzuć wszystkie elementy które Ci nie pasują i wymyśl spotkanie całej organizacji na nowo. Spotkanie, które pasuje właśnie do Twojej organizacji i od początku jest dla niej projektowane.

Town hall meeting zwykle trwają 1,5 godziny. Może warto pomyśleć o 30 minutach? Wszyscy spotykają się w centrach konferencyjnych? Może można wykorzystać korytarz firmy? Obyczaj mówi, że słuchacze mają siedzieć. A co jeśli poprosisz, żeby stali?

Podobno nie wyważa się otwartych drzwi, ale w przypadku spotkań załogi warto zamachnąć się też na futrynę.

Trzymam kciuki. Powodzenia!

Dodaj coś od siebie