START_egia: Kiedy?

S

Z cyklu jak strategia komunikacji wewnętrznej pomaga wystartować specjalistom ds. komunikacji.

O ironio – tekst o terminach w komunikacji, publikuję z opóźnieniem! A przecież w komunikacji liczy się czas. A co konkretnie? Na studiach nauczyli mnie odpowiadać „to zależy”, spróbuję jednak sformułować kilka zasad podpowiadających kiedy komunikować.

A więc przede wszystkim – wyczucie chwili. To z jednej strony znajomość rozkładu dnia naszego odbiorcy. Kiedy ma czas, żeby przeczytać wiadomość? Kiedy może wziąć udział w spotkaniu? O której godzinie sprawdza Intranet? Stąd w jednej z organizacji zaproszenia na firmowe imprezy wysyłaliśmy około 12, żeby dotarły do odbiorców podczas przerwy obiadowej dając im nie tylko czas na lekturę, ale i od razu temat do rozmów przy lunchu. Z drugiej strony wyczucie chwili to też wyczucie organizacji i tematów, którymi żyje. A co za tym idzie koordynacja ich komunikacji i rzeka dylematów. Czy najpierw ogłosić zwiększenie rekrutacji, czy cięcia podwyżek, czy może wyjazd integracyjny?

Po drugie musimy wiedzieć, co komunikować regularnie, a co z zaskoczenia? Któż nie marzy o wiernych czytelnikach, którzy nauczeni naszymi regularnymi komunikatami, rozpoczynają swój dzień pracy od lektury Intranetu lub firmowego profilu na facebooku. Jednocześnie wiemy, że wiadomości wybijające się z codziennej rutyny łatwiej zyskują uwagę, ale co więcej także status ważnych. A zatem – „usypiać” kwartalnymi komunikatami o stanie firmy, czy też zaskakiwać nagłym przemówieniem prezesa? Jak do tej pory, największe efekty przynosiło mi przeplatanie obu.

Po trzecie – kolejność. Nawet te najbardziej demokratyczne organizacja mają swoją strukturę. I trzeba ją zaszyć w procesy komunikacyjne. Zatem złota zasada – przełożony ma możliwość zapoznać się z daną informacją wcześniej niż jego podwładni. Nie chodzi tu o przywileje, ale o budowanie wiarygodności – i to nie tylko przełożonego, ale i organizacji. Naturalnym oczekiwaniem każdego z nas jest, że nasz szef potrafi wytłumaczyć nam decyzje organizacji. Dlatego trzeba mu stworzyć do tego warunki. Ale nie tylko o formalną strukturę tu chodzi. Ta sama zasada obowiązuje również w przypadku grup roboczych. Jej uczestnicy powinni o ostatecznym kształcie zmiany dowiedzieć się przed oficjalnym jej ogłoszeniem. Oczywiste? Praktyka pokazuje co innego.

I na deser czwarta zasada – termin i margines. Tak wiem, zawsze ładniej wyglądają trzy zasady niż cztery, ale ta jest równie ważna, bo dotyczy bezpieczeństwa i higieny Twojej pracy. Termin to jedno ze skuteczniejszych narzędzi wpływu jakie posiadasz. Używaj go rozważnie. Margines natomiast to jedna ze skuteczniejszych technik relaksacyjnych na jakie możesz liczyć – szczególnie duuuży margines. Uwierz mi, po trzech latach dopracowania się powtarzalnych procesów komunikacji, wciąż zaskakiwana byłam wiadomościami, kogo jeszcze powinnam uwzględnić i z kim jeszcze się skonsultować. A to zjada czas. Jeśli nie zostawisz sobie marginesu na takie więcej niż pewne wydarzenia niespodziewane, stres gwarantowany.

Zatem wyczucie chwili, rutyna lub zaskoczenie, kolejność oraz termin i margines. Jak ze wszystkimi zasadami, można je oczywiście łamać. Byle świadomie. Kiedy dana informacja zastanie naszych odbiorców jest już samo w sobie komunikatem.

Dodaj coś od siebie