START_egia: Kiedy?

Autor:

Z cyklu jak strategia komunikacji wewnętrznej pomaga wystartować specjalistom ds. komunikacji.

O ironio – tekst o terminach w komunikacji, publikuję z opóźnieniem! A przecież w komunikacji liczy się czas. A co konkretnie? Na studiach nauczyli mnie odpowiadać „to zależy”, spróbuję jednak sformułować kilka zasad podpowiadających kiedy komunikować.

A więc przede wszystkim – wyczucie chwili. To z jednej strony znajomość rozkładu dnia naszego odbiorcy. Kiedy ma czas, żeby przeczytać wiadomość? Kiedy może wziąć udział w spotkaniu? O której godzinie sprawdza Intranet? Stąd w jednej z organizacji zaproszenia na firmowe imprezy wysyłaliśmy około 12, żeby dotarły do odbiorców podczas przerwy obiadowej dając im nie tylko czas na lekturę, ale i od razu temat do rozmów przy lunchu. Z drugiej strony wyczucie chwili to też wyczucie organizacji i tematów, którymi żyje. A co za tym idzie koordynacja ich komunikacji i rzeka dylematów. Czy najpierw ogłosić zwiększenie rekrutacji, czy cięcia podwyżek, czy może wyjazd integracyjny?

Po drugie musimy wiedzieć, co komunikować regularnie, a co z zaskoczenia? Któż nie marzy o wiernych czytelnikach, którzy nauczeni naszymi regularnymi komunikatami, rozpoczynają swój dzień pracy od lektury Intranetu lub firmowego profilu na facebooku. Jednocześnie wiemy, że wiadomości wybijające się z codziennej rutyny łatwiej zyskują uwagę, ale co więcej także status ważnych. A zatem – „usypiać” kwartalnymi komunikatami o stanie firmy, czy też zaskakiwać nagłym przemówieniem prezesa? Jak do tej pory, największe efekty przynosiło mi przeplatanie obu.

Po trzecie – kolejność. Nawet te najbardziej demokratyczne organizacja mają swoją strukturę. I trzeba ją zaszyć w procesy komunikacyjne. Zatem złota zasada – przełożony ma możliwość zapoznać się z daną informacją wcześniej niż jego podwładni. Nie chodzi tu o przywileje, ale o budowanie wiarygodności – i to nie tylko przełożonego, ale i organizacji. Naturalnym oczekiwaniem każdego z nas jest, że nasz szef potrafi wytłumaczyć nam decyzje organizacji. Dlatego trzeba mu stworzyć do tego warunki. Ale nie tylko o formalną strukturę tu chodzi. Ta sama zasada obowiązuje również w przypadku grup roboczych. Jej uczestnicy powinni o ostatecznym kształcie zmiany dowiedzieć się przed oficjalnym jej ogłoszeniem. Oczywiste? Praktyka pokazuje co innego.

I na deser czwarta zasada – termin i margines. Tak wiem, zawsze ładniej wyglądają trzy zasady niż cztery, ale ta jest równie ważna, bo dotyczy bezpieczeństwa i higieny Twojej pracy. Termin to jedno ze skuteczniejszych narzędzi wpływu jakie posiadasz. Używaj go rozważnie. Margines natomiast to jedna ze skuteczniejszych technik relaksacyjnych na jakie możesz liczyć – szczególnie duuuży margines. Uwierz mi, po trzech latach dopracowania się powtarzalnych procesów komunikacji, wciąż zaskakiwana byłam wiadomościami, kogo jeszcze powinnam uwzględnić i z kim jeszcze się skonsultować. A to zjada czas. Jeśli nie zostawisz sobie marginesu na takie więcej niż pewne wydarzenia niespodziewane, stres gwarantowany.

Zatem wyczucie chwili, rutyna lub zaskoczenie, kolejność oraz termin i margines. Jak ze wszystkimi zasadami, można je oczywiście łamać. Byle świadomie. Kiedy dana informacja zastanie naszych odbiorców jest już samo w sobie komunikatem.

I jeszcze o komunikacji wewnętrznej

Trendy w komunikacji wewnętrznej | 2018 Nie pamiętam roku, żeby trendy w komunikacji wewnętrznej prezentowały się równie optymistycznie. Nadchodzi wyjątkowo dobry czas dla komunikacji w orga...
4 x 4 Z okazji 4 urodzin bloga, trochę blogowej kuchni. Najlepsze teksty o komunikacji wewnętrznej opublikowane na łamach Części Wspólnych, czyli urodzinowe...
Grudniowy town hall meeting Town hall meeting to specyficzne narzędzie komunikacji. Town hall meeting podsumowujący rok jest jeszcze bardziej specyficzny. Na co zwrócić uwagę prz...
Wypalona komunikacja wewnętrzna Być może to znasz. Zmęczone oczy, pesymistyczny obraz własnej roli, ujemne pokłady entuzjazmu do nowych zadań. Wypalenie zawodowe. Nie omija naszej br...

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>