START_egia: Jak?

S

Z cyklu jak strategia komunikacji wewnętrznej pomaga wystartować specjalistom ds. komunikacji.

To już ostatnie pytanie, na które potrzebujemy odpowiedzieć, zanim nasza strategia komunikacji wewnętrznej będzie gotowa. Jakimi narzędziami chcemy się posługiwać w naszej organizacji?

Celowo stawiam je na końcu, bo mam wrażenie, że daliśmy się nabrać mitycznej mocy narzędzi. Internet, media społecznościowe wykreowały legendy o narzędziach, które rozwiążą wszystkie problemy komunikacyjne w naszych organizacjach. Wystarczy wdrożyć dobry intranet lub korporacyjny portal społecznościowy i gotowe. Otóż nie ma tak lekko. Będę się upierać, że ważniejsze od tego jak? jest kto? i co? komunikuje. Najlepiej opakowany, ale pusty przekaz szybko straci w oczach odbiorców. Kiepsko opakowana, ale ważna dla nich treść będzie miała trudniej, ale się obroni.

Z szacunku dla naszych odbiorców warto poszukać takich narzędzi, które nie będą im komunikacji utrudniać. Co mamy do wyboru?

Narzędzia budujące relacje.

Rozmowy indywidualne, warsztaty, spotkania zespołów, spotkania całej organizacji – a więc wszelkiego rodzaju spotkania. Ich największą zaletą jest kontakt bezpośredni, który niezależnie od naszego skomputeryzowania, wciąż jest najchętniej wybieranym sposobem komunikacji. Polecam spotkania, kiedy w grę wchodzą emocje – od konfliktu po świętowanie. To spotkania gwarantują przestrzeń, w której emocje mogą w pełni wybrzmieć. Ale spotkania mają też i swoją ciemną stronę – nieprzygotowane łatwo stają się organizacyjnym koszmarem rozmieniającym czas i motywację na drobne.

Zdobycze technologii zapewniają nam szeroki wachlarz elektronicznych narzędzi wspierających relacje – grupy dyskusyjne, fora, serwisy społecznościowe, platformy współpracy, wideokonferencje. Narzędzia te mają z pewnością sens, kiedy pracujemy w zespołach wirtualnych i nie wszystko da się przegadać osobiście. Wtedy warto w nie zainwestować. Naiwnością jest jednak wdrażanie ich, kiedy nie funkcjonuje kultura otwartej komunikacji, a narzędzia te mają ją wykreować. Jeśli ludzie nie mają ochoty rozmawiać bezpośrednio, wprowadzenie dedykowanych serwisów samo z siebie ich nastawienia nie zmieni.

A e-mail? Czy jest narzędziem budującym relacje? To w końcu jakiś substytut rozmowy. No właśnie – substytut. Przy całym wsparciu emotiokonów, e-mail będzie miał zawsze problemy z przekazywaniem naszej bezpośredniej reakcji, emocji, ironii. Udało mi się kilka relacji dzięki mailom utrzymać, ale żadnej w ten sposób nie zbudowałam. Może jestem staroświecka, ale dla własnego bezpieczeństwa traktuję e-mail jako narzędzie informacji.

Narzędzia informujące.

A więc e-maile, artykuły, obwieszczenia, podsumowania, serwisy intranetowe, bazy wiedzy, książki, przewodniki, ulotki, informatory – tekst. Nie jest ulotny, pozwala przekazać niemal nieograniczone ilości danych, daje też nadawcy pełną kontrolę nad ich aranżacją. Tekst idealnie nadaje się do edukacji, podsumowań i sprawozdań. Pomaga wyjaśnić zawiłe kwestie i przedstawić pełniejszy obraz sytuacji. Ale tylko w teorii. W praktyce nie mamy bowiem żadnej gwarancji, że ktoś do końca tego tekstu dotrze. Nawet od najlepiej napisanego tekstu łatwiej się oderwać, niż wyjść z nudnego spotkania. Nie, to nie oznacza, że z tekstu rezygnujemy, ale należy mieć wobec jego siły oddziaływania realistyczne oczekiwania. Dlatego traktuję tekst jako narzędzie dla przekazywania informacji typu „pull” – a więc tych, gdzie motywacja do ich pozyskania wynika z wystarczająco silnej motywacji wewnętrznej czytelnika.

Narzędzia przekazujące emocje.

Filmy, zdjęcia, plakaty, loga – obrazy. Łatwiej w ten sposób przekazać emocje, łatwiej przykuć uwagę, łatwiej ją utrzymać i łatwiej zapaść w pamięć. Dlatego obrazy przydają się w kampaniach promocyjnych, dlatego uciekamy się do nich, kiedy próbujemy angażować albo podsumować życie organizacji. Ale i tu trzeba być uważnym. Obrazy są zdecydowanie bardziej wrażliwe na kontekst kulturowy niż tekst. Dobrze więc wiedzieć, czy używane przez nas symbole będą odczytane zgodnie z naszymi intencjami.

Mamy zatem narzędzia budujące relacje, informujące i przekazujące emocje. Oczywiście rzadko można je spotkać w organizacjach w czystej formie, bo intuicyjnie wzmacniamy nasz przekaz łącząc je. I dobrze. Narzędzia mają dostarczyć informacji, stworzyć przestrzeń dla emocji i wspomóc budowanie relacji, a ich dobór nie może nudzić. Tylko tyle i aż tyle.

Popatrz zatem teraz na wypracowane już elementy strategii komunikacji wewnętrznej. Które wiązki tematów są bardziej informacyjne, gdzie zależy Ci na budowaniu relacji, w jakich tematach potrzebujesz zaangażowania? Jaki mix narzędzi sprawi się przy tak zdefiniowanych tematach, nadawcach i odbiorcach?

Dodaj coś od siebie