START_egia: Jak?

Autor:

Z cyklu jak strategia komunikacji wewnętrznej pomaga wystartować specjalistom ds. komunikacji.

To już ostatnie pytanie, na które potrzebujemy odpowiedzieć, zanim nasza strategia komunikacji wewnętrznej będzie gotowa. Jakimi narzędziami chcemy się posługiwać w naszej organizacji?

Celowo stawiam je na końcu, bo mam wrażenie, że daliśmy się nabrać mitycznej mocy narzędzi. Internet, media społecznościowe wykreowały legendy o narzędziach, które rozwiążą wszystkie problemy komunikacyjne w naszych organizacjach. Wystarczy wdrożyć dobry intranet lub korporacyjny portal społecznościowy i gotowe. Otóż nie ma tak lekko. Będę się upierać, że ważniejsze od tego jak? jest kto? i co? komunikuje. Najlepiej opakowany, ale pusty przekaz szybko straci w oczach odbiorców. Kiepsko opakowana, ale ważna dla nich treść będzie miała trudniej, ale się obroni.

Z szacunku dla naszych odbiorców warto poszukać takich narzędzi, które nie będą im komunikacji utrudniać. Co mamy do wyboru?

Narzędzia budujące relacje.

Rozmowy indywidualne, warsztaty, spotkania zespołów, spotkania całej organizacji – a więc wszelkiego rodzaju spotkania. Ich największą zaletą jest kontakt bezpośredni, który niezależnie od naszego skomputeryzowania, wciąż jest najchętniej wybieranym sposobem komunikacji. Polecam spotkania, kiedy w grę wchodzą emocje – od konfliktu po świętowanie. To spotkania gwarantują przestrzeń, w której emocje mogą w pełni wybrzmieć. Ale spotkania mają też i swoją ciemną stronę – nieprzygotowane łatwo stają się organizacyjnym koszmarem rozmieniającym czas i motywację na drobne.

Zdobycze technologii zapewniają nam szeroki wachlarz elektronicznych narzędzi wspierających relacje – grupy dyskusyjne, fora, serwisy społecznościowe, platformy współpracy, wideokonferencje. Narzędzia te mają z pewnością sens, kiedy pracujemy w zespołach wirtualnych i nie wszystko da się przegadać osobiście. Wtedy warto w nie zainwestować. Naiwnością jest jednak wdrażanie ich, kiedy nie funkcjonuje kultura otwartej komunikacji, a narzędzia te mają ją wykreować. Jeśli ludzie nie mają ochoty rozmawiać bezpośrednio, wprowadzenie dedykowanych serwisów samo z siebie ich nastawienia nie zmieni.

A e-mail? Czy jest narzędziem budującym relacje? To w końcu jakiś substytut rozmowy. No właśnie – substytut. Przy całym wsparciu emotiokonów, e-mail będzie miał zawsze problemy z przekazywaniem naszej bezpośredniej reakcji, emocji, ironii. Udało mi się kilka relacji dzięki mailom utrzymać, ale żadnej w ten sposób nie zbudowałam. Może jestem staroświecka, ale dla własnego bezpieczeństwa traktuję e-mail jako narzędzie informacji.

Narzędzia informujące.

A więc e-maile, artykuły, obwieszczenia, podsumowania, serwisy intranetowe, bazy wiedzy, książki, przewodniki, ulotki, informatory – tekst. Nie jest ulotny, pozwala przekazać niemal nieograniczone ilości danych, daje też nadawcy pełną kontrolę nad ich aranżacją. Tekst idealnie nadaje się do edukacji, podsumowań i sprawozdań. Pomaga wyjaśnić zawiłe kwestie i przedstawić pełniejszy obraz sytuacji. Ale tylko w teorii. W praktyce nie mamy bowiem żadnej gwarancji, że ktoś do końca tego tekstu dotrze. Nawet od najlepiej napisanego tekstu łatwiej się oderwać, niż wyjść z nudnego spotkania. Nie, to nie oznacza, że z tekstu rezygnujemy, ale należy mieć wobec jego siły oddziaływania realistyczne oczekiwania. Dlatego traktuję tekst jako narzędzie dla przekazywania informacji typu „pull” – a więc tych, gdzie motywacja do ich pozyskania wynika z wystarczająco silnej motywacji wewnętrznej czytelnika.

Narzędzia przekazujące emocje.

Filmy, zdjęcia, plakaty, loga – obrazy. Łatwiej w ten sposób przekazać emocje, łatwiej przykuć uwagę, łatwiej ją utrzymać i łatwiej zapaść w pamięć. Dlatego obrazy przydają się w kampaniach promocyjnych, dlatego uciekamy się do nich, kiedy próbujemy angażować albo podsumować życie organizacji. Ale i tu trzeba być uważnym. Obrazy są zdecydowanie bardziej wrażliwe na kontekst kulturowy niż tekst. Dobrze więc wiedzieć, czy używane przez nas symbole będą odczytane zgodnie z naszymi intencjami.

Mamy zatem narzędzia budujące relacje, informujące i przekazujące emocje. Oczywiście rzadko można je spotkać w organizacjach w czystej formie, bo intuicyjnie wzmacniamy nasz przekaz łącząc je. I dobrze. Narzędzia mają dostarczyć informacji, stworzyć przestrzeń dla emocji i wspomóc budowanie relacji, a ich dobór nie może nudzić. Tylko tyle i aż tyle.

Popatrz zatem teraz na wypracowane już elementy strategii komunikacji wewnętrznej. Które wiązki tematów są bardziej informacyjne, gdzie zależy Ci na budowaniu relacji, w jakich tematach potrzebujesz zaangażowania? Jaki mix narzędzi sprawi się przy tak zdefiniowanych tematach, nadawcach i odbiorcach?

I jeszcze o komunikacji wewnętrznej

4 x 4 Z okazji 4 urodzin bloga, trochę blogowej kuchni. Najlepsze teksty o komunikacji wewnętrznej opublikowane na łamach Części Wspólnych, czyli urodzinowe...
Grudniowy town hall meeting Town hall meeting to specyficzne narzędzie komunikacji. Town hall meeting podsumowujący rok jest jeszcze bardziej specyficzny. Na co zwrócić uwagę prz...
Informacyjny detoks Less is more? Nie dla szefów Twittera. Tydzień temu serwis pochwalił się, że da swoim użytkownikom więcej - dokładnie 100% więcej - zwiększając liczbę...
Czy wdrożenie social media pobudzi dialog w organi... Mamy sygnały, że komunikacja wewnętrzna w naszej organizacji nie jest wystarczająco angażująca. Mało kto zagląda do intranetu, ludzie rzadko czytają o...

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>