Spotkanie nie jest pracą

S

Spotkanie to narzędzie jak każde inne. Jak z niego korzystać? Czego unikać, a co robić, żeby ze wspólnie spędzonego czasu wycisnąć jak najwięcej korzyści? Do rozmowy zaprosiłam Olę Budzyńską. Ola – ekspertka od zarządzania sobą w czasie, znana jako Pani Swojego Czasu, ma za sobą setki dni szkoleniowych w dużych organizacjach. Dzięki temu o spotkaniach i związanych z nimi bolączkach wie prawie wszystko. I specjalnie dla Ciebie dzieli się swoją wiedzą.

ZŁODZIEJ CZASU

Domyślam się, że kiedy podczas szkoleń w korporacjach wypowiadasz się na temat złodziei czasu, spotkania znajdują się wysoko na liście?

Tak, spotkania są wysoko ulokowane, chociaż zależy to od perspektywy patrzenia. Im ktoś znajduje się wyżej w hierarchii i im częściej prowadzi spotkania, tym mniej uważa je za stratę czasu. A im bardziej operacyjnie pracuje i nie jest osobą prowadzącą spotkania, tym bardziej uważa je za zbędne.

To jakie są główne grzechy spotkań?

Osoby prowadzące spotkanie przede wszystkim narzekają na nieprzygotowanych uczestników, którzy potrafią nie wiedzieć, jaki jest temat spotkania. Narzekają na spóźnialskich i konieczność powtarzania wstępu. Narzekają, że podczas burzy mózgów aktywna staje się zaledwie jedna osoba, albo przeciwnie – irytuje ich niemerytoryczne wtrącanie się i przeszkadzanie. I brak późniejszej odpowiedzialności za zadania, które po spotkaniu mają być realizowane. Oczywiście, tak na marginesie, są to rzeczy, o które osoba prowadząca spotkanie może – i powinna zadbać, by nie miały miejsca.

A na co narzekają uczestnicy spotkania?

Po pierwsze na to, że spotkania są zbyt długie.

A definiują, co według nich znaczy „zbyt długie”?

Nie, bo dla jednego będzie to 20 minut, dla drugiego godzina. Zbyt długie dlatego, że czas trwania spotkania jest nieproporcjonalny do poruszanych treści. Po drugie, że w spotkaniu uczestniczy zbyt wiele osób i najczęściej nie te, które powinny być obecne. Jeżeli spotkanie planowane jest na 4h i porusza tematy kolejno omawiane przez poszczególne osoby, każdy z uczestników nudzi się przez większą część (a tak naprawdę nie tylko nudzi, ale i frustruje, że w tym czasie mógłby wykonać swoją pracę).

Uczestników denerwują spóźnialscy (o ile sami przyszli punktualnie), brak konkretnego planu lub nietrzymanie się planu i omawianie pobocznych wątków, które powodują, że na przewidziane w harmonogramie zagadnienia nie starcza już czasu. To szczególnie irytuje osoby przygotowane do spotkania, na których prowadzącemu powinno szczególnie zależeć. Każda tego rodzaju sytuacja to dla nich jasna informacja, że przygotowywanie się nie ma sensu, bo i tak nie będzie możliwości poruszyć zaplanowanego tematu, więc na kolejne zebranie niczego nie przygotują.

pani swojego czasu - spotkania 1

SENS SPOTKAŃ

Mija mi ochota na organizację spotkań…

Przed spotkaniem warto wiedzieć, jakiego rodzaju spotkanie chcemy zorganizować i czemu ma służyć – sposób organizacji i prowadzenia spotkań jest różny w zależności od rodzaju zebrania.

Jeśli jest to spotkanie typu operatywka, czyli szef wybuchnie, jeśli raz na tydzień nie zwoła zebrania, to ok, niech się odbędzie, ale niech potrwa 10 minut i będzie poświęcone tylko i wyłącznie temu, co zrobiłem, co robię, dziękuję, kończymy.

Jeżeli spotkanie poświęcone jest wymyśleniu czegoś (posiadamy projekt, chcemy wprowadzić produkt), spotkanie się w pięć, sześć osób będzie jak najbardziej uzasadnione, należy jednak pamiętać o wspólnym celu – wymyśleniu czegoś, zamiast rozliczaniu pracowników z tego, z czego kiedyś się nie wywiązali.

Bywa, że szefowie chcą przekazać informacje osobiście – i mają do tego prawo. Decyzje zostały podjęte, celem spotkania jest poinformowanie: było tak, będzie tak; nic więcej. Niestety szefowie – oprócz przekazania informacji – mają pokusę proponowania dyskusji, co jest bezcelowe, skoro wybór został dokonany.

Aby podczas spotkania nie tracić czasu, trzeba wiedzieć, w jakim celu jest ono organizowane i do rodzaju spotkania dostosować jego formę. Przede wszystkim jednak warto zastanowić się, czy faktycznie spotkanie jest najlepszą metodą kontaktu.

A co z regularnymi spotkaniami projektowymi?

Ustalanie cotygodniowych spotkań na początkowym etapie realizacji projektu jest pozbawione sensu. Owszem, wiele kwestii należy ustalić wspólnie, jednak w późniejszym czasie, gdy każdy zna zakres swoich obowiązków, odbywa się po prostu praca. A spotkanie nie jest pracą. Braliśmy udział w spotkaniu, co oznacza, że nie pracowaliśmy. Ludziom trzeba pozwolić na pracę. Osoby zaangażowane w projekt potrzebują dobrych kilku godzin skupienia na jednym zadaniu, żeby móc je zrealizować, dlatego właśnie spotkania ich irytują.

pani swojego czasu - spotkania 5To dla kogo są spotkania projektowe?

Często bywa tak, że szef ustala spotkania z egoistycznych pobudek – chce mieć poczucie panowania nad sytuacją. Każdy przedstawia, na jakim jest etapie, co zrobił, ile jeszcze zrobi itd., tyle że w większości przypadków nie jest to potrzebne ludziom, lecz szefowi. Nie jest tak, że poczucie szefa jest złe, niepotrzebne czy zbędne, ale nie musi być realizowane podczas spotkania. Można porozmawiać indywidualnie z pracownikami, wysłać e-mail lub skontaktować się w inny sposób, zamiast zwoływać spotkanie.

Warto zastanowić się nad częstotliwością spotkań i zostawić sobie pewną elastyczność. Jeśli stwierdzimy, że odbywają się za często – modyfikujemy harmonogram (przy założeniu, że jeśli coś się wydarzy, pracownik zaalarmuje szefa projektu, zamiast czekać na spotkanie).

DOBRE SPOTKANIE WYMAGA PRZYGOTOWANIA

Skoro już zdecydowaliśmy się zorganizować spotkanie, jak się do niego przygotować?

Usłyszałam kiedyś o zasadzie, która – mimo brzydkiego słowa – bardzo mi się podoba. Dobre spotkanie to takie, które realizuje 5P: „prawidłowe przygotowanie przeciwdziała pieprzeniu podczas prezentacji”. Dlatego przygotowanie do spotkania i prowadzącego, i uczestnika, powinno polegać na tym, że wiem, po co jest spotkanie, co ma stanowić jego efekt, znam plan spotkania i swoją rolę w spotkaniu.

A jak decydować o tym, kogo na spotkanie zaprosić? Często obserwuję w tym temacie istny przerost formy nad treścią i uciekanie się do najbardziej wyszukanych formy dyplomacji.

Zawsze podkreślam, że powinno stosować się taką samą zasadę, jak podczas pakowania walizek na wakacyjny wyjazd: biorąc pod uwagę limit bagażu. Zazwyczaj wrzucamy wszystko, co wpadnie nam w ręce, kiedy jednak okazuje się, że mamy ograniczenie do 10 kg – rezygnujemy z wielu rzeczy. Tak samo jest z uczestnikami spotkania – albo stają się absolutnie konieczni i mają konkretną rolę do spełnienia, albo są z kategorii „przydaliby się” – wówczas ich nie zapraszamy, bo obecność nieuzasadniona celem spotkania okaże się dla nich po prostu stratą czasu. Stratą czasu w kontekście firmy.

A ustalanie terminu? Z mojego doświadczenia to zagmatwana czynność. Zaczyna się taki taniec dworski – kogo kalendarz jest ważniejszy.

Tak, często daty spotkań ustalane są za pośrednictwem Outlooka albo mailowo – żadne z wymienionych narzędzi się do tego nie nadaje. Maile powodują ciągłe odraczanie ciąg terminu: „ja nie mogę”, „ja mam klienta”, „ja kiedy indziej”, w rezultacie biedna asystentka cały dzień spędza na analizie wiadomości i próbie określenia dostępności uczestników. Po pierwsze: jeśli wiesz, czyja obecność jest absolutnie konieczna – musisz dograć mniejszą liczbę osób. Po drugie: jeśli wiesz, który z uczestników jest najważniejszą osobą – do niej dostosowujesz termin. Najlepiej skorzystać z narzędzia, które pomoże to pogodzić – np. Doodle.

IDEALNA DŁUGOŚĆ SPOTKANIA

Masz czasem wrażenie, że istnieje strach przed zrobieniem za krótkiego spotkania? Te operatywki są często sztucznie przedłużane, bo „skoro już kazałem przyjść, to mam wyrzucić po 10 minutach”?

Tak, to wynika z kilku rzeczy. Szczególnie w firmach ze zmianowym systemem pracy, w których ludzie są rozproszeni, jeśli organizatorom spotkań uda się zgromadzić większość zespołu w jednym czasie, chcą złapać te 5 srok za ogon, z czego wychodzi istny miszmasz.

pani swojego czasu - spotkania 3Co wtedy?

Należy zdecydować, co jest najważniejsze i czy musi być załatwione podczas spotkania; szereg spraw zwykle nie musi.

Druga kwestia to przeciąganie; mamy takie przekonanie, że coś, co jest długie, na pewno jest również dobre. Ktoś, kto pracuje 12h dziennie, jest przecież taki zaangażowany…! Podobnie z myśleniem, że podczas 10-minutowego spotkania nie można powiedzieć nic istotnego, ale już godzinne powoduje, że coś ważnego musiało się tam wydarzyć. A to tak nie działa.

A jest maksymalna zalecana długość spotkania?

Jeśli przez spotkanie rozumiemy czynność, podczas której mam się skupić, to 1,5h jest absolutnym maksem. W przypadku spotkań trwających dłużej muszą być przewidziane przerwy na regenerację. Wraz z rozpoczęciem planowania za pośrednictwem Outlooka spotkania trwały wielokrotność 15 minut; Outlook nie pozwala na spotkanie 18-minutowe, które przecież miałyby sens. Co pomyślałabyś, jeśli powiedziałabym CI, że na rozmowę mamy 57 minut?

Zestresowałabym się, że zdenerwujesz się, jeśli rozmowa potrwa 58 minut.

No właśnie. Dlatego tak dokładnie określam swój czas, bo sensownie traktuję każdą minutę. Jeśli mówię, że spotkanie potrwa pół godziny, to pół godziny zwykle bywa traktowane umownie. Ktoś się spóźni, ktoś wcześniej wyjdzie. Jeżeli mówię, że spotkanie potrwa 18 minut, to znaczy, że każda minuta jest ważna. Gdyby było inaczej – powiedziałabym, że przewiduję około 20 minut, a wówczas przerwanie spotkania w 18. minucie generalne wywołałoby zdziwienie.

Przerywać, nawet jeśli mam poczucie, że interes jest niezaopiekowany?

Jeśli mamy takie poczucie, to znaczy, że coś gdzieś nie wypaliło. Powinnam uderzyć się w piersi i zobaczyć, co takiego się stało, że interes spotkania nie został zaopiekowany i następny raz o to zadbać. Ale generalnie nie zachęcam do tego, żeby przedłużać spotkania, nawet jeśli nie zrealizowaliśmy celu. Ludzie mają swoje plany, pracę i cele. Jeśli mówię, że spotkanie kończymy o 13.00, a faktycznie skończymy o 13.15 – przestają mi ufać i w przyszłości będą zakładać niepotrzebne widełki albo spóźniać się, wiedząc, że spotkanie i tak zostanie przedłużone. W jednej z firm spotkania nigdy się nie zaczynają o czasie, od kilkunastu lat. Wszyscy wiedzą, że na spotkanie zaplanowane o 9.00 rano, przychodzi się na 9.30., bo i tak zacznie się o 9.45.

I to nie jest hiszpańska firma?

Nie, firma polska. Nikt nie zjawia się punktualnie, skoro spotkania nie zaczynają się o czasie, w efekcie każdy z uczestników marnuje 45 minut czasu.

Znam firmę, w której spotkania zarządu są regularnie przedłużane o 3h, nikt więc nie trzyma się swoich 20 minut przewidzianych na prezentację, wiedząc, że i tak spotkanie się przeciągnie.

Smutne.

SZTUKA PROWADZENIA DOBREGO SPOTKANIA

Zaczynać punktualnie. A jak restrykcyjnie trzymać się agendy?

Nie wyobrażam sobie spotkania bez agendy, skoro początek, koniec i temat to już jest prosta agenda. Jestem za trzymaniem się harmonogramu, chyba że podczas spotkania pojawi się temat pilniejszy i ważniejszy, który dotyczy wszystkich obecnych osób – pod takim warunkiem możemy sobie pozwolić na zamianę.

O co jeszcze zadbać podczas spotkania?

Zacząć punktualnie, przypomnieć agendę, rozdzielić role – kto za co odpowiada, kto pilnuje czasu, notatek, tematu.
W trakcie spotkania dbać o to, żeby wszyscy byli aktywni. Jeśli rozmawiam z jedną osobą, a reszta tylko kiwa głową, to znaczy, że inni uczestnicy nie są potrzebni. Skoro jednak ich zaprosiłam, muszę wymagać od nich aktywności. W przypadku, gdy milczą, wywołuję ich imiennie.

pani swojego czasu - spotkania 2Zawsze zalecam osobom prowadzącym spotkanie, żeby nie bały się podejmować decyzji. Jeśli zadecydowały o spotkaniu i je organizują, mają prawo decydować o otwarciu i zamknięciu poszczególnych kwestii, o przechodzeniu do innego punktu albo nawet zmianie agendy ze względu na to, że wszyscy umierają z nudów. Nie jest niczym miłym oglądać wewnętrzną szamotaninę prowadzącego. Prowadzisz, więc masz prawo decydować. Gorsza decyzja okaże się właściwsza niż żadna.

Bardzo ważny jest sposób, w jaki kończymy spotkanie. Warto już w trakcie spotkania zdecydować, kto, gdzie, jak i kiedy; rozdzielić zadania, przydzielić obowiązki i zdecydować o odpowiedzialności. Kończenie spotkania w stylu: „To teraz się musimy tym zająć”, „Sprawdźcie…”, „Zajmijmy się…” – to błąd, który skutkuje tym, że na pytanie: „Co się wydarzyło?”, zadane podczas kolejnego spotkania, każdy odpowie, że nic, bo myślał, że ktoś inny zrobi.

Zapewnienie realizacji postanowień ze spotkania to często większy problem niż przeprowadzenie samego spotkania.

Wszystko, co dobrego lub złego dzieje się po spotkaniu, jest efektem przebiegu spotkania. Jeśli spotkanie zostało dobrze poprowadzone, rozdzieliliśmy zadania i odpowiedzialność, a po spotkaniu została wysłana notatka przypominająca, co, gdzie i kiedy, moim zadaniem jako szefowej jest wyłącznie monitorowanie tego, co się dzieje. Jeżeli spotkanie miało wpadki, wówczas jest więcej do zrobienia, ponieważ nie rozdzieliłam zadań. Jeśli nie wiem, czy decyzja została podjęta, to teraz muszę ją podjąć i poinformować o niej pracowników.

I dlatego najlepiej zróbmy kolejne spotkanie.

Im więcej zawalimy podczas spotkania, tym więcej mamy roboty na kolejnym spotkaniu. Jeśli spotkania odbywają się cyklicznie, pierwszą część poświęcamy na załatwienie tematów z poprzedniego zebrania. I to wchodzi w krew, w rezultacie nie wyrabiamy się ze swoimi tematami lub spóźniamy.

A czy z Twojej perspektywy jest cokolwiek, na co warto marnować czas spotkaniami?

[długa cisza] Wszystko zależy od celu spotkania. Spokojnie jestem sobie w stanie wyobrazić, że spotkanie dotyczące tego, kto i czym się zajmuje w zespołach rozproszonych, pod względem psychologicznym służy też czemu innemu – żeby pracownicy mogli się spotkać, dowiedzieć, co u każdego z nich słychać, przypomnieć sobie, jak wyglądają, jak mili bywają itd. I to jest niewymierny element tych spotkań, którego trudno byłoby uniknąć.

Oczywiście nie ma sensu ustalanie spotkania typu „pogadajmy sobie”, ale jeśli ludzie nie widują się ze sobą, trzeba pamiętać, że będą potrzebowali czasu, by porozmawiać, zamiast tylko z zegarkiem realizować zadania. Ale to ponownie kwestia agendy i jej rozszerzenia.

Dodaj coś od siebie