Narzędzia dla komunikacji wewnętrznej

Autor:

Wyobraź sobie całkowicie abstrakcyjną sytuację. Samolotem podróżują eksperci wszystkich kluczowych organizacyjnych funkcji – od produkcji po sprzedaż, od obsługi klienta po hr. Lot przebiega normalnie, ale nagle w kabinie spada ciśnienie i pojawiają się maseczki tlenowe. Ekspert komunikacji wewnętrznej biegnie poprosić stewardesy o powtórzenie instrukcji nakładania maseczek i pilota o komunikat uspokajający. Wszyscy stosują się do instrukcji, uspokajają ich słowa pilota, samolot odzyskuje równowagę i spokojnie leci dalej. Pełen sukces. Tylko nasz ekspert komunikacji wewnętrznej ledwo dycha i prawie omdlały jako ostatni sięga po swoją maseczkę z tlenem.

Zacznij od siebie

Zdarza Ci się czasem takie niedotlenienie? W codziennej pracy priorytety innych są zawsze ważniejsze? Pomagasz innym prowadzić komunikację, ale komunikację swojej roli lub działu zaniedbujesz? Daleko mi do stwierdzenia, że tylko spece od komunikacji w organizacjach to altruiści, ale faktem jest ich lekka nadreprezentacja w tej branży. I tak szewc bez butów chodzi. Tylko jako prawnuczka i wnuczka szewca powiem Ci, że to zawsze bardzo źle o szewcu świadczy.

Tego samego zdania wydaje się być Paul Barton, który całą swoją książkę poświęcił narzędziom dla komunikacji wewnętrznej. Nie, nie przejęzyczyłam się. Nie narzędziom komunikacji wewnętrznej dla organizacji, ale narzędziom dla komunikacji wewnętrznej. Wedle zasady – jeśli Ty będziesz mieć potrzebne wsparcie, to komunikacja w Twojej organizacji będzie na wyższym poziomie.

Maximizing Internal Communication to trochę taki instruktaż stanowiskowy. Nikt tu nie przekonuje już przekonanych. Chcesz maksymalizować korzyści z komunikacji wewnętrznej, to znaczy, że już znasz jej wartość. Dlatego od razu przechodzimy do konkretów – dokumentów, szablonów, checklist i planów. Chcesz dobrze pracować dla innych, zacznij od zatroszczenia się o siebie.

Narzędzia dla komunikacji wewnętrznej

Jak często zastanawiasz się czego potrzebujesz, żeby dobrze i efektywnie pracować? Jakie narzędzia Ci się przydadzą? I nie myślę tu tylko o sprawnej i pojemnej skrzynce mailowej, ale o narzędziach, które będą merytorycznym wsparciem. Ręka do góry, kto ma u siebie w organizacji i stosuje:

  • zestaw zasad komunikacji wewnętrznej
  • słownik pojęć
  • checklisty dla czynności powtarzalnych (od tych drobnych, po całkiem złożone)
  • szablon planu komunikacji
  • matrycę narzędzi
  • matrycę odbiorców.

Jeśli chociaż trzy z tych narzędzi masz i używasz u siebie – szczere gratulacje. Moje doświadczenia pokazują, że takie narzędzia najczęściej chowają się w zakurzonych raportach z audytu komunikacji lub tworzone są w pośpiechu, bo prezes żąda dowodów, że komunikacja wewnętrzna jest pod kontrolą.

Tymczasem to są właśnie Twoje maseczki tlenowe – narzędzia, które sprawiają, że masz większe poczucie uporządkowania rzeczywistości i możesz swobodniej oddychać w skomplikowanych sytuacjach.

Już słyszę, jak pytasz „Po co mi to wszystko na piśmie? I tak o wiem”. To prawda. Wiesz to i pewnie według tych zasad działasz, nawet jeśli nie są spisane. Może nawet twierdzisz, że ich spisanie nic nie zmieni. Ale …

Dlaczego warto tworzyć narzędzia dla komunikacji wewnętrznej?

To, że Ty to wiesz, wcale nie znaczy, że wiedzą to inni. Dla Ciebie może być oczywiste, że pytania są ważną częścią town hall meetings, ale wystarczy, że dział urośnie i pojawi się osoba nie tak przekonana do otwartej rozmowy kilkuset osób na sali. Czy zorganizuje i poprowadzi spotkanie tak jak dotychczas?

Świadomość jeszcze nie równa się działaniu. Istnieje taki poziom stresu i zmęczenia, kiedy niezależnie od szóstek z polskiego, stajesz się dyslektykiem. Wtedy każde narzędzie, które pomaga dobrze myśleć jest na wagę złota. Uwierz, błogosławisz w takich chwilach pół godziny, które kiedyś poświęciłeś na przygotowanie checklisty wysyłania maili do całej organizacji.

Spisane reguły gry łatwiej egzekwować. Dla mnie fundamentalną zasadą jest ta, że liderzy wiedzą wcześniej o ważnych zmianach. Nic tak nie irytuje jak sytuacja, kiedy nie masz możliwości przygotować się na pytania swoich ludzi. Ale to wymaga czasu, a tego zawsze w komunikacji zmian za mało. Kiedy stoi nad Tobą dyrektor generalny, nie jest łatwo bronić takiej zasady. Chyba, że została wcześniej zapisana.

Dlatego dodaj do listy priorytetów zadbanie o narzędzia, które Tobie ułatwią pracę. To nie jest egoizm, to działanie w interesie organizacji, chociaż może nie tak oczywiste, jak praca dla innych działów i szefów. A jeśli szukasz inspiracji, jak takie narzędzia tworzyć, zaglądaj w najbliższej przyszłości na Części Wspólne.

Więcej informacji o książce Maximizing Internal Communication Paula Barton, ABC znajdziesz tutaj.

I jeszcze o komunikacji wewnętrznej

Trendy w komunikacji wewnętrznej | 2018 Nie pamiętam roku, żeby trendy w komunikacji wewnętrznej prezentowały się równie optymistycznie. Nadchodzi wyjątkowo dobry czas dla komunikacji w orga...
4 x 4 Z okazji 4 urodzin bloga, trochę blogowej kuchni. Najlepsze teksty o komunikacji wewnętrznej opublikowane na łamach Części Wspólnych, czyli urodzinowe...
Grudniowy town hall meeting Town hall meeting to specyficzne narzędzie komunikacji. Town hall meeting podsumowujący rok jest jeszcze bardziej specyficzny. Na co zwrócić uwagę prz...
Wypalona komunikacja wewnętrzna Być może to znasz. Zmęczone oczy, pesymistyczny obraz własnej roli, ujemne pokłady entuzjazmu do nowych zadań. Wypalenie zawodowe. Nie omija naszej br...

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>