START_egia: Kto?

S

Z cyklu jak strategia komunikacji wewnętrznej pomaga wystartować specjalistom ds. komunikacji.

Pora zastanowić się, kto powinien być naszym nadawcą i jak zbudować strategię komunikacji wewnętrznej, żeby mu pomóc. Wróćmy zatem na chwilę do notatek z poprzednich etapów. Definiowanie celu strategii zaprowadziło nas do osób, które potrafią określić wizję i wartości organizacji. Oto i pierwsza grupa nadawców – prezes, CEO, szef HR, dyrektorzy. Definiowanie potrzeb odbiorców podpowiedziało nam, od kogo i jakiego typu informacje chcieliby oni otrzymywać. Prawdopodobnie do listy dopiszemy w ten sposób kilka kluczowych osób w administracji i HR oraz z pewnością bezpośrednich przełożonych. Czy byliby to już wszyscy? Może jeszcze kilkanaście lat temu tak, ale nie dziś. Dziś każdy z nas odbiorców deklaruje, że chce być także nadawcą. Zatem dopisujemy trzecią grupę – ogół pracowników.

Prezes, CEO, szef HR, dyrektorzy  – bezcenny brak czasu

To co ich z pewnością łączy, to wysokopoziomowe spojrzenie i stosunkowo duży autorytet w organizacji. Warto angażować ich więc w te wiązki tematów, które mają szczególnie strategiczne znaczenie. To idealna grupa nadawców do uruchamiania zmian (ale już niekoniecznie ich prowadzenia), wyznaczania kierunków rozwoju i podsumowywania realizacji celów. To też niestety grupa mocno „nieczasowa”, co oznacza, że będzie potrzebować dużo wsparcia w procesie koordynacji i opracowywania danej treści. Ale ten brak czasu przekłada się też bezpośrednio na ich atrakcyjność jako nadawców. Fakt, że na spotkanie pofatyguje się sam prezes lub dyrektor generalny zwykle odbierany jest jako gest szacunku i zwiększa znaczenie omawianego tematu. Dlatego warto zaszyć w strategii spotkania bezpośrednie z prezesem i dyrektorem generalnym.

Bezpośredni przełożeni na wagę złota

Wiedzę, o tym co się dzieje w organizacji możemy zdobyć na wiele sposobów – lepiej poinformowani koledzy, klienci, Intranet, itd. I co z tego, skoro obok dumy ze swojej zaradności towarzyszyć nam  będzie przekonanie, że to nie tak powinno wyglądać. Bo przecież powinien nam o tym wszystkim powiedzieć nasz szef. Relacja przełożony – pracownik jest dla sukcesu komunikacji wewnętrznej kluczowa i pewnie wiele słów się jeszcze na ten temat na tym blogu pojawi. Teraz zatem jedynie krótko. Jednym z najważniejszych zadań strategii komunikacji wewnętrznej w każdej organizacji jest jak najlepsze przygotowanie przełożonych do komunikacji ze swoimi ludźmi. I to zarówno jeśli chodzi o kompetencje, jak i treść, jak i metody jej przekazywania. Uwaga: celem jest wspierać i przygotowywać, a nie zastępować! Zatem na poziomie strategii powinniśmy zastrzec kilka tematów przede wszystkim dla dialogu szef – pracownicy.

Ogół ;)

Budujemy strategię komunikacji a nie komunikowania, a to zobowiązuje do zapewnienia dialogu. I nawet jeśli w praktyce nie każdy będzie chciał się do rozmowy włączyć, to dobra strategia komunikacji wewnętrznej musi dawać taką możliwość. Jakie treści aż proszą się o dialog? Wymiana doświadczeń, zgłaszanie usprawnień, oddolne inicjatywy, komentarze i informacje zwrotne dla prowadzonych w organizacji działań, wspólne rozwiązywanie problemów. A jak pomóc nadawcom? Po pierwsze zapewnić łatwe w użytkowaniu i intuicyjne narzędzia. Po drugie postarać się, żeby ich głos nie zaginął w próżni.

Jak w każdym z poprzednich pytań zachęcam, żeby najpierw stworzyć listę odpowiedzi na pytanie kto? a dopiero następnie zestawić ją z tabelą, którą udało się nam w poprzednich krokach zbudować. To zagwarantuje, że dopasowaliśmy naszą strategię komunikacji wewnętrznej do potrzeb nadawcy, a nie odwrotnie.

Kto?(nadawca) Komu?
(grupa docelowa)
Na jaką potrzebę odpowiada?
(z punktu widzenia odbiorcy)
Co?
(treść)
Po co?
(z punktu widzenia organizacji)
Dyrektor generalny Kierownicy liniowi Poczucie wpływu na realizację strategii firmy Status realizacji celów Zintegrowanie wokół celów organizacji

Dodaj coś od siebie