Format w komunikacji wewnętrznej

Autor:

Intranet, plakaty, social medai, video, spotkanie – ile narzędzi do dyspozycji, tyle formatów do wykorzystania. Bo w komunikacji liczy się nie tylko treść, ale i opakowanie. A o tym, jak treść opakować mówi format. Prawda tyleż oczywista, co zupełnie w komunikacji wewnętrznej ignorowana. Gdybym chciała być złośliwa, powiedziałabym nawet, że mamy do perfekcji opanowany tylko jeden format w komunikacji wewnętrznej. Gazetkę szkolną.

Treść czy forma?

Ale nie chcę być złośliwa, bo doskonale rozumiem z czego taka sytuacja wynika. Po pierwsze, zgromadzenie i uzgodnienie treści wyczerpuje często 100% czasu, jaki mamy na przygotowanie danej wiadomości. Po drugie, przyjęło się (i słusznie), że w komunikacji wewnętrznej treść musi być treściwa i spójna. Zbytni nacisk na formę może spowodować wrażenie mydlenia oczu lub celowego odwracania uwagi. Różnice w poszczególnych komunikatach łatwo uznać za niespójność. Po trzecie, ile narzędzi tyle zasad i formatów, a rzadko mamy w organizacji speców od nich wszystkich. I tak używamy narzędzi jako kolejnych środków transportu tej samej treści, a nie jako zróżnicowanych sposobów przedstawienia tego samego przesłania.

W efekcie przygotowana na spotkanie z zarządem prezentacja ląduje w takiej samej formie w Intranecie, mailu i w wewnętrznych mediach społecznościowych, a wybrane slajdy bez większej obróbki trafiają do firmowej gazetki, na firmowe plakaty lub ekrany.

Format w komunikacji wewnętrznej - Części WspólneIgnorować format?

Czyli dokładnie tak jak wszyscy się po komunikacji wewnętrznej spodziewamy. Od komunikacji wewnątrz organizacji wciąż wymaga się w kwestii formy mniej niż od mediów lub PR. Nie oszukujmy się, są organizacje, w których sama możliwość podzielenia się tak szeroko prezentacją będzie sukcesem. Co tu dopiero myśleć o formacie.

Ale to właśnie perfekcyjne opanowanie formatu sprawia, że nawet rodzice, którzy sprzeciwiają się reklamom, zabierają swoje dzieciaki na „Lego: The movie”. To świadomość, że w mediach społecznościowych świetnie sprawdzają się zwierzaki, przekonała Virgin Trains do promowania komunikacji o Yammerze i na Yammerze za pomocą alpaki. To opanowanie reguł formatu eleganckiego miesięcznika odróżniało biuletyn „Świat Piwa” Kompanii Piwowarskiej od innych wydawnictw firmowych. A jeśli znasz zasady, możesz zacząć je łamać. Działa podwójnie, o czym najlepiej świadczą demotywatory.

Format w komunikacji wewnętrznej

Jakby to mogło być z prezentacją ze spotkania z zarządem?

Prezentacja przygotowana na spotkanie powinna być tłem dla opowieści zarządu. Jeśli broni się sama, to znaczy, że już pierwsze złamanie zasad formatu za nami. Jeśli jednak zrobiliśmy to dobrze, to przed publikacją w Intranecie nasz Power Point potrzebuje historii i opowieści. Inaczej ograsz ją w sekcji newsów (tam zamieścisz tylko to, co nowe, konkretne i ważne), a inaczej w sekcji wewnętrznych blogów (tu możesz sobie pozwolić na historię i chętniej sięgniesz po anegdoty). Do archiwizowania prezentacji z powodzeniem wykorzystasz format Wikipedii rozkładając komunikat na czynniki pierwsze iskrzące się odnośnikami do innych zasobów w Intranecie. Na ekrany lub plakaty przygotujesz infografiki. W wewnętrznych social media pobawisz się formułą cytatu motywacyjnego i zaczniesz rozmowę z zarządem. W firmowej gazecie sięgniesz po tradycyjny wywiad. A z wysłania maila pewnie w ogóle zrezygnujesz.

Wiem. Jedna prezentacja dołożyła Ci właśnie kilkadziesiąt godzin pracy, a to boli. Ale jest też dobrym punktem do małego rachunku sumienia:

  • Czy treść tej prezentacji jest tak ważna, żeby komunikować ją każdym możliwym kanałem? Bo jeśli Tobie nie chce się nad nią tak długo pracować, to tym bardziej inni nie będą sobie nią głowy zawracać.
  • Czy nie mamy przypadkiem w organizacji zbyt dużo narzędzi? I po co taka ich różnorodność, skoro wszystkie wykorzystujemy mniej więcej tak samo? Ilość narzędzi w sytuacji, w której ignorujemy ich format, jedynie potęguje informacyjny szum i wrażenie spamowania.

Przymykanie oka na format w komunikacji wewnętrznej potwierdza stereotyp brzydszej (nomen omen) siostry PRu. Może więc pora na kilka zabiegów upiększających? Realnie oceń, jakim czasem i zasobami dysponujesz i sprawdź, czy nie możesz się bardziej pobawić formatem.

.

I jeszcze o komunikacji wewnętrznej

ZwINNE spotkania – część druga Zwinne spotkania - rozwiązaniem problemu nudnych i nieefektywnych spotkań firmowych? Ale jakie spotkania to zwinne spotkania? Jakie zasady spotkań st...
ZwINNE spotkania – część pierwsza Agile staje się coraz modniejszy. Zwinna organizacja IT - to oczywiste. Zwinny dział HR lub dział komunikacji - to modne. Zwinne spotkania - to jest t...
Czy audyt komunikacji to dobry pomysł? Badanie zaangażowania wskazało problemy w komunikacji wewnątrz naszej firmy i chcemy się tym obszarem zająć. Czy audyt komunikacji to dobry pomysł? ...
Partnerska komunikacja wewnętrzna to nie luksus Partnerska komunikacja wewnętrzna to nie luksus, to konieczność. Pani do tej pory pracowała w IT, tak? – bardzo często słyszę taki komentarz, kiedy r...

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>