Audyt komunikacji, czyli wszystko płynie

Autor:

Oto koreańska rzeka Cheonggyecheon, co tłumaczy się jako „czysty strumień”. Od zawsze spływała z gór w tej okolicy. Była już systemem ochrony przeciwpowodziowej. Była granicą. Była nawet, wbrew swojej nazwie, głównym ściekiem Seulu, aż w końcu zabetonowana stała się autostradą. Ale i to nie trwało długo. Na początku naszego stulecia pierwszoplanowe stało się zapewnienie Seulowi ekologicznych i zielonych przestrzeni i tak oto strumień stał się zielonym bulwarem. Przez te wszystkie lata to wciąż ta sama rzeka. Zmieniły się za to potrzeby mieszkających nad nią ludzi.

To co mnie w tej historii urzeka to umiejętność uchwycenia potrzeb chwili. Jasne, z dzisiejszej perspektywy nie mieści się w głowie, jak można zabetonować strumień i uczynić z niego drogę szybkiego ruchu, ale prawdopodobnie w czasach podejmowania tej decyzji komunikacja samochodowa była priorytetem. Zdzieranie betonu też wydaje się zbyt drogą fanaberią, ale to właśnie dzięki temu ludzie znów wrócili nad rzekę.

I takiej właśnie odwagi potrzeba w komunikacji wewnętrznej. Za łatwo przychodzi nam bowiem przyzwyczajanie się do istniejących narzędzi. Szczególnie, jeśli sami je wdrażaliśmy w pocie czoła. Ich wprowadzaniu – czy był to intranet, czy organizacyjny biuletyn – towarzyszyły z pewnością mniej lub bardziej świadome założenia. W czasie wdrożenia szlachetne i słuszne, ale czy dzisiaj wciąż aktualne? Błędem byłoby traktowanie ich jako prawd uniwersalnych. Dlatego warto je raz na jakiś czas zakwestionować. Nawet jeśli boli nas to jako „ojców i matki” danego rozwiązania.

Weźmy chociażby przykład intranetu. Na początku tego stulecia nadrzędną rolą intranetu było służenie za interaktywną książkę telefoniczną. Około 8 lat później intranety miały już za zadanie gromadzić wiedzę w organizacji, podczas gdy dzisiaj oczekujemy, że staną się platformą do rozmowy i dyskusji w organizacji. Podobnie z potrzebami komunikacyjnymi organizacji. Być może w tym roku słyszysz przede wszystkim o zalewie informacji mailowych, błędem byłoby jednak założyć, że za rok będzie to wciąż główna bolączka osób, z którymi pracujesz. A już na pewno jeśli się tym problemem zajmiesz.

Potrzeba trzymać rękę na pulsie i znać potrzeby naszych odbiorców. Przywiązanie do obiegowych prawd lub interesów artykułowanych kilka lat temu może nas zaprowadzić na manowce. Włożymy dużo wysiłku, ale w coś, co dla naszej organizacji nie jest istotne. Dlatego tak ważne jest, żeby mierzyć, sprawdzać i słuchać. Termin audyt komunikacji wewnętrznej potrafi swoją kompleksowością przerażać, ale tego właśnie potrzebujemy. Zbadać. Przyjrzeć się. Uchwycić potrzeby chwili. Upewnić się, że odpowiadamy na realne i teraźniejsze potrzeby naszej organizacji. A wreszcie dostosować działania do priorytetów, które miały prawo się już zmienić.

Jak? Nie zawsze musi to być ogólnofirmowa ankieta.

  • Analizuj dane i mierniki funkcjonujących narzędzi – spadająca liczba użytkowników, brak nowych odbiorców – to pierwsze sygnały, które aż proszą się o głębsze zbadanie.
  • Porównuj narzędzia funkcjonujące w organizacji z trendami i modami. I to nie tylko w komunikacji wewnętrznej. Twoi odbiorcy przychodzą do organizacji z przyzwyczajeniami i oczekiwaniami kształtowanymi w ich codziennym życiu. Yammer nie powstałby gdyby nie popularność Facebooka.
  • Jeśli wiesz, że możesz wprowadzić zmiany – pytaj. Pytaj, słuchaj, analizuj.
  • Jeśli taki sposób działania sprawdzi się w Twojej organizacji – zaproś do współpracy i wspólnego redefiniowania narzędzi. Przecież nie musisz tego betonu zrywać samodzielnie :)

 

* A o strumieniu Cheonggyecheon przeczytacie tutaj. Z Discovering Korea pochodzi też zdjęcie.
.

I jeszcze o komunikacji wewnętrznej

ZwINNE spotkania – część druga Zwinne spotkania - rozwiązaniem problemu nudnych i nieefektywnych spotkań firmowych? Ale jakie spotkania to zwinne spotkania? Jakie zasady spotkań st...
ZwINNE spotkania – część pierwsza Agile staje się coraz modniejszy. Zwinna organizacja IT - to oczywiste. Zwinny dział HR lub dział komunikacji - to modne. Zwinne spotkania - to jest t...
Format w komunikacji wewnętrznej Intranet, plakaty, social medai, video, spotkanie – ile narzędzi do dyspozycji, tyle formatów do wykorzystania. Bo w komunikacji liczy się nie tylko t...
Czy audyt komunikacji to dobry pomysł? Badanie zaangażowania wskazało problemy w komunikacji wewnątrz naszej firmy i chcemy się tym obszarem zająć. Czy audyt komunikacji to dobry pomysł? ...

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>