ABC komunikacji wewnętrznej

A

Może właśnie kończysz pierwszy rok swojej pracy w komunikacji wewnętrznej. Może kolejny. Być może za Tobą rozmowa oceniająca, a może właśnie się do niej przygotowujesz. A może sam jesteś sobie sterem, żeglarzem, okrętem i możesz liczyć tylko na własną ocenę. I jak? Zastanawiasz się, czy już jesteś specem komunikacji wewnętrznej? Czy już możesz odetchnąć, że komunikacja wewnętrzna nie jest Ci straszna? Potrzebujesz potwierdzenia, że abc, ba cały alfabet komunikacji wewnętrznej masz już w małym paluszku?

Taki czas, że podsumowania narzucają się same. Stąd mój prezent dla Ciebie: 10 pytań, które pomogą Ci sprawdzić, jak dobrze opanowałeś abc komunikacji wewnętrznej. Trochę z przymrużeniem oka, bo imitują psychozabawę. Ale zdecydowanie bardziej serio, bo przecież tu o Twój rozwój chodzi.


ABC komunikacji wewnętrznej

Psychozabawa o znamionach samooceny lub samoocena o znamionach psychozabawy. Dedykowana rozwojowi i dobremu samopoczuciu specjalistów komunikacji wewnętrznej. Przemyśl, odhacz i poczuj się dobrze.

1. E-mail do całej organizacji

Bułka z masłem, prawda? Całkiem prawdopodobne, że na przestrzeni ostatnich 12 miesięcy tego typu e-maile liczysz w dziesiątkach. Zaznacz, że jesteś w tym mistrzem, jeśli Twoje wiadomości:

2. Wewnętrzna kampania informacyjna

Wartości, misja, strategia, ale czasem trzeba zakomunikować coś bardziej przyziemnego. Kampania na rzecz noszenia identyfikatorów w widocznym miejscu albo mycia rąk – któż nie lubi takich wyzwań ;) Unieś głowę delikatnie w górę, jeśli:

  • kampania, którą wymyśliłeś nie przynosi obciachu i nie urąga inteligencji odbiorców,
  • nie jest też oschłym bełkotem straszącym konsekwencjami i
  • na żadnym etapie komunikacji nie zapomina, że skierowana jest do ludzi dorosłych,
  • masz dowody, że dzięki Twoim działaniom ludzie wiedzą o wymaganiach,
  • a nawet się do nich stosują.

3. Uruchomienie nowego narzędzia komunikacji wewnętrznej

To lubimy. Nowe, ładne, święcące i zupełnie nieskażone szarą codziennością. Zaznacz, że wiesz, jak się do tego zabrać, jeśli:

  • zanim powstał pomysł nowego narzędzia, dokładnie poznałeś problemy i potrzeby jego odbiorców
  • i dzięki temu wybrałeś adekwatne rozwiązanie,
  • udało Ci się przekonać „osoby decyzyjne” do wdrożenia nowego narzędzia,
  • zaangażowałeś odbiorców i dochowałeś się grupy ambasadorów nowego rozwiązania,
  • widzisz, że zaangażowanie znacząco przekracza 20% użytkowników (tyle dostajemy prawie gratis przy nowych rozwiązaniach, nawet jeśli palcem nie kiwniemy w kierunku ich promocji).

4. Produkcja informacji na poziomie mniejszym niż 17% wszystkich informacji w organizacji.

No dobrze – z tymi 17% strzelam. Nie musisz teraz tworzyć statystyk, ale polecam szczery rachunek sumienia, na ile jesteś brokerem informacji, a na ile to Ty je generujesz. Możesz czuć, że wpisujesz się w najnowsze trendy, jeśli:

  • znasz liderów opinii i potrafisz namówić ich do udzielania się w komunikacji organizacyjnej,
  • potrafisz odkryć w swojej organizacji historie i namówić ich bohaterów do dzielenia się nimi,
  • pomagasz tym, którzy mają coś do powiedzenie zaistnieć w świadomości organizacji,
  • a ci, którzy mają coś do powiedzenia, wiedzą, że warto zwrócić się do Ciebie,
  • kładziesz nacisk na narzędzia, które dają ludziom możliwość rozmowy – czy to będą spotkania, czy media społecznościowe,
  • częściej doradzasz, co kiedy i jak powiedzieć, niż wyręczasz w generowaniu informacji.

5. Zamknięcie istniejącego narzędzia komunikacji wewnętrznej

Robi się troszeczkę trudniej. Nikt nie lubi, jak się mu zabiera ulubione zabawki. Fundowanie Twoim odbiorcom informacyjnego detoksu powinno być obecnie jednym z Twoich głównych zajęć. Pomyśl, jak ulżyłeś przeładowaniu informacyjnym swoich odbiorców, jeśli:

  • zbadałeś, które narzędzie rzeczywiście generuje szum a nie wartość dodaną,
  • zatroszczyłeś się, żeby ta część informacji, która dzięki niemu trafiała, a która była wartościowa i przydatna, docierała do odbiorców w inny sposób,
  • zdobyłeś zrozumienie twórców lub wielbicieli zamykanego narzędzia,
  • zaangażowałeś odbiorców w zmianę
  • i wspierasz ich w kształtowaniu nowych nawyków.

6. Zakomunikowanie zmiany

Tu powinien pojawić się cytat o pewności zmian, który prawdopodobnie i Ciebie lekko już irytuje. Zatem bez zbędnych cytatów. Zaznacz, że jesteś mistrzem zmian, jeżeli chociaż do jednej rewolucji lub transformacji w mijającym roku:

  • miałeś gotowy plan komunikacji uwzględniający
    • głównych adresatów zmiany, ich potrzeby, obawy i problemy,
    • głównych architektów zmiany i narzędzia, którymi o zmianie opowiadają,
    • główne założenia zmiany i jej kluczowe przesłanie,
  • zatroszczyłeś się o kanały informacji zwrotnej,
  • na ile to możliwe zapewniłeś rozmowę a nie komunikację o zmianie,
  • udało Ci się zrealizować ten plan co najmniej w 75%,
  • równie mocno nagłośniłeś początek zmiany, jak i jej poszczególne etapy,
  • jak i zakończenie, które było adekwatnie świętowane.

7. Przekonanie kierowników do dobrej komunikacyjnej praktyki

Powiedzmy sobie szczerze, 90% komunikacji wewnętrznej w organizacji należy do szefów i liderów, a nie do komunikacji wewnętrznej. Ale to nie znaczy, że nie masz na nią wpływu. Poczuj się, jak prawdziwy influencer, jeśli:

  • dowiedziałeś się, jakie zachowania pozwoliłyby dogadać się ludziom i ich szefom w Twojej organizacji,
  • i pomogłeś wypracować dobre praktyki takich zachowań,
  • masz zaangażowanie zainteresowanych dzięki czemu nowe zachowania są w codziennym użytku,
  • szefowie konsultują z Tobą co i jak powinni teraz robić, a co mogą zrobić jeszcze lepiej,
  • wiesz (bo masz to zmierzone), że nowe zachowania weszły w nawyk i przyniosły zakładane efekty.

8. Działanie w oparciu o strategię komunikacji wewnętrznej

Wymagania rosną. Masz pełne prawo być z siebie dumnym, jeśli:

  • stworzyłeś strategię komunikacji wewnętrznej, która wspiera strategię Twojej organizacji,
  • określiłeś priorytety na ten rok i główne przekazy i tego się trzymasz,
  • masz ustalone i weryfikowane na bieżąco mierniki,
  • i w tym wszystkim udało Ci się nie zgubić prawdziwych potrzeb ludzi, którzy pracują w Twojej organizacji i ich perspektywy,
  • Twoja strategia nie kurzy się w zagubionym folderze, ale na bieżąco w trakcie roku do niej wracasz szukając wsparcia i inspiracji do kolejnych działań.

9. Zakomunikowanie złej wiadomości.

Nie musi być od razu zamknięcie firmy. Wystarczy zamrożenie podwyżek lub wyniki, które zablokują wypłatę premii rocznej, żeby rozpalić emocje. Pogratuluj sobie, jeśli:

  • udało Ci się przekonać szefów, że o złych wieściach też trzeba mówić,
  • udało Ci się wytłumaczyć organizacji sytuację bez szukania kozłów ofiarnych lub szafowania zbiorową odpowiedzialnością,
  • komunikaty, które zaplanowałeś dotarły co najwyżej dzień później niż plotki,
  • udało się odpowiedzieć na te pytania osób w organizacji, na które dostępne były odpowiedzi,
  • a tam, gdzie brak chwilowo odpowiedzi, zostały wskazane terminy i warunki, kiedy ich uzyskanie będzie możliwe,
  • udało się dotrzymać deklaracji złożonych w procesie komunikacji złych wiadomości,
  • komunikacja uspokoiła nastroje i podreperowała poczucie bezpieczeństwa, na tyle, na ile to możliwe,
  • ale nie składała się z obietnic bez pokrycia.

10. Zakomunikowanie zmiany decyzji, do którego udało Ci się już przekonać całą organizację.

Sytuacja z cyklu nie życzymy nawet największemu wrogowi i jak hartowała się stal. Konsekwencja jest w biznesie i komunikacji cnota kardynalną, ale równocześnie każdy ma prawo zmienić zdanie. I Twoja organizacja czasem też. Jeśli nie zmieniają się wartości, dla których chcesz wspierać swoją organizację, ale sposoby ich realizacji, to jest szansa, że mimo obiektywnych trudności uda Ci się zakomunikować taką zmianę. (Jeśli jest inaczej, a zmiana jest jawnym złamaniem pokładanego zaufania, może nie warto inwestować swojego czasu i umiejętności akurat w tej organizacji?) Odetchnij z ulgą, jeśli za Tobą jest:

  • wytłumaczenie dlaczego zdecydowaliśmy się na zmianę kierunku,
  • podkreślenie co się zmienia – założenia, czy tylko sposoby realizacji, co dzieje się z wartościami i misją,
  • zapewnienie możliwości rozmowy wszystkim zainteresowanym – możliwości wysłuchania potrzeb, obaw i problemów,
  • takie poprowadzenie komunikacji, że odbiorcy nie tracą zaufania do nadawców,
  • a nawet więcej – decydują się w zmianę zaangażować.

I jaki wynik? Połowa i mniej odhaczonych odpowiedzi? Zazdroszczę – najlepsze przed Tobą. Większość odhaczona – nie obawiaj się wypalenia zawodowego. To więcej niż pewne – kolejny rok nas zaskoczy. Abc komunikacji wewnętrznej z pewnością trzeba będzie lekko zmodyfikować, bo na horyzoncie szykują się już całkiem nowe wyzwania. Jeśli jednak masz za sobą wszystkie te 10 doświadczeń, to patrz w przyszłość bez lęku – masz narzędzia, żeby sobie poradzić z tym, co nadchodzi.

Dodaj coś od siebie